De module Anonimiseren maakt het mogelijk om gegevens van kandidaten te anonimiseren en hiermee te voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR).
Inhoud
Algemeen
Volgens de GDPR mogen persoonsgegevens slechts een bepaalde termijn bewaard worden. Om aan deze richtlijnen te kunnen voldoen is de module Anonimiseren ontwikkeld. Met anonimiseren wordt bedoeld dat de identificerende gegevens van de persoon onherkenbaar worden gemaakt (dit gebeurt door deze te overschrijven met xxx-tekens). De gegevens worden niet verwijderd, zodat aantallen in managementrapportages niet beïnvloed worden. Daarnaast worden alle documenten van de persoon (zoals cv's en sollicitatiebrieven) verwijderd, en wordt de persoon op inactief gezet. Een eventueel account op de kandidaat-portal blijft bestaan, zodat de kandidaat nog job-alerts kan aanmaken. Dit account wordt echter losgekoppeld van de persoon zodat het account niet te herleiden is naar een persoon.
Ook hebben we functionaliteit ontworpen in het kader van het recht om vergeten te worden. Dit verplicht organisaties om aan (in dit geval) kandidaten die mogelijkheid te geven. Om dat te bereiken koppelen we de kandidaat-portal aan onze anonimiseringsfunctionaliteit en bieden we kandidaten de mogelijkheid om zelf aan te kunnen geven of de gegevens bewaard of geanonimiseerd dienen te worden. Anonimisering werkt vaak in combinatie met een e-mailnotificatie of data-update-service.
In 2017 is er een webinar gehouden over de anonimiseringsmodule. Je kunt het webinar hier terugkijken.
De module Anonimiseren kan worden ingericht door een consultant van Bullhorn. Klanten kunnen de instellingen van het anonimiseren inzien, maar niet wijzigen.
Proces
Wanneer de module wordt afgenomen, wordt het volgende 3-stappenplan doorlopen:
- Samen met een consultant zal er een Functioneel Ontwerp worden opgesteld, waarin de anonimiseringsregels worden opgenomen.
- Er wordt een kopie gemaakt van de Productie-omgeving naar de Acceptatie-omgeving.
- De consultant zal de anonimiseringsregels op Acceptatie inrichten.
Bij een akkoord op de Acceptatie ingestelde anonimiseringsregels, maken we een backup van de Productie-omgeving en zullen we dezelfde inrichting op Productie doorvoeren.
Werking
Binnen de module Anonimiseren zijn er drie manieren om kandidaten te anonimiseren:
- Automatisch op basis van anonimiseringsregels
- Handmatig door de recruiter vanuit het kandidaat-dossier
- Handmatig door de kandidaat vanuit de kandidaat portal*
* De module kan ook worden gecombineerd met een Data update service. Kandidaten kunnen via een automatische e-mail benaderd worden of zij behouden willen blijven in de database. Daarna kunnen zij in de kandidaat portal aangeven dat zij willen blijven of niet en hun gegevens bijwerken. Dit is een aanvullende module bij de module Anonimisering.
Automatisch anonimiseren op basis van anonimiseringsregels
Het is mogelijk om kandidaten automatisch te laten anonimiseren. De te anonimiseren kandidaten worden bepaald op basis van de ingestelde anonimiseringsregels. Er kan gekozen worden om dit met of zonder vooraankondiging aan de kandidaat te doen.
Altijd geldende anonimiseringsregels
Personen die in de selectie van Regels die altijd gelden zitten worden altijd geanonimiseerd, ongeacht welke criteria er zijn ingesteld in de andere anonimiseringsregels. De volgende regels kun je hier toevoegen:
- Personen met de status geblokkeerd
- Personen waar de enige lopende inschrijvingen open sollicitaties zijn ouder dan 6 maanden
- Alle personen waar de lopende inschrijvingen meer dan {aantal} dagen oud zijn op een of meer vervulde vacatures.
Instelbare anonimiseringsregels
- Alleen (of geen) kandidaten die in een talentpool zitten
- Kandidaten met (of zonder) lopende inschrijving
- Kandidaten met (of zonder) geaccepteerde of lopende aanbiedingen
- Personen met (of zonder) beschikbare trajectinschrijving
- Wel (of geen) inschrijvingen meenemen die in de afgelopen {aantal} dagen uitgeschreven zijn.
Hier kun je bijvoorbeeld instellen dat je geen inschrijvingen wilt anonimiseren die in de afgelopen 100 dagen uitgeschreven zijn - Alleen (of geen) kandidaten anonimiseren met inschrijvingen die in de afgelopen {aantal} dagen afgewezen zijn
- Alleen (of geen) kandidaten met een aanname die de status verzonden heeft
- Alleen (of geen) kandidaten met inschrijvingen die korter dan {aantal} dagen bestaan
- Alleen (of geen) kandidaten met inschrijvingen die een portefeuille-datum hebben
- Alleen (of geen) kandidaten die in een specifieke talentpool zitten.
- Alleen (of geen) personen met een bepaald inschrijvingstype. Hier kun je instellen dat bijvoorbeeld kandidaten met inschrijvingstype Open sollicitaties niet geanonimiseerd dienen te worden
- Alleen (of geen) personen met een bepaalde bron van de inschrijving.
- Geen personen met contacten in de afgelopen {value} dagen
Het is mogelijk om een regel meerdere keren toe te voegen, bijvoorbeeld wanneer er meerdere inschrijvingstypes mee moeten worden genomen.
kandidaten met een lopende inschrijving
Op het moment dat de kandidaat die geanonimiseerd wordt een lopende inschrijving heeft dan wordt deze inschrijving gesloten. Hiervoor kan een specifieke uitschrijfregel geselecteerd worden om dit goed te registreren.
Handmatig anonimiseren vanuit het kandidaat-dossier
Het is mogelijk om een kandidaat handmatig te anonimiseren vanuit het kandidaat-dossier. Dit is bijvoorbeeld handig als een kandidaat aangeeft dat hij wil dat zijn gegevens worden verwijderd. Deze manier van anonimiseren is ook beschikbaar voor klanten die niet de module Anonimiseren afnemen.
Om een kandidaat te anonimiseren, ga naar het tabblad Kandidaten, selecteer de betreffende kandidaat en klik op de knop Anonimiseren. Vervolgens kom je in onderstaand scherm: Hier kun je indien gewenst een opmerking plaatsen in het veld Memo, bijvoorbeeld om aan te geven dat het anonimiseren wordt gedaan op verzoek van de kandidaat. Vul hier geen gegevens in waaraan de kandidaat te herleiden is want dit veld wordt niet geanonimiseerd.
Door op Opslaan te klikken wordt de kandidaat direct geanonimiseerd.
Let op: als je dit doet dan worden de persoonsgegevens geanonimiseerd en zijn niet meer te achterhalen. Het anonimiseren van een kandidaat kan niet ongedaan gemaakt worden.
Door de kandidaat zelf anonimiseren vanuit de kandidaat portal
Kandidaten die toegang hebben tot de kandidaat portal kunnen altijd hun eigen gegevens anonimiseren. Op het dashboard van de kandidaat portal staat het dashboard item Privacy-instellingen.
Als er geklikt wordt op Naar privacy-instellingen dan kom je in het scherm waar de kandidaat kan aangeven of zijn gegevens wel of niet behouden moeten blijven.
Contactmomenten
Je kunt met de aanvullende module Data update service contactmomenten inplannen met de te anonimiseren kandidaten voordat de anonimisering plaatsvindt. Zo kan er een e-mail naar de persoon verstuurd worden voordat deze geanonimiseerd gaat worden. In deze mail wordt dan een link opgenomen naar een pagina in de kandidaat portal. Hier kan de kandidaat aangeven of hij wil dat zijn gegevens wel of niet behouden moeten blijven.
Hieronder een voorbeeld van een dergelijke e-mail, ook deze e-mail is vrij inrichtbaar:
Beste sollicitant,
Enige tijd geleden heb je bij ons gesolliciteerd. Bij deze wil ik je informeren dat wij van plan zijn om op 1 december 2021 je gegevens te verwijderen uit onze database.
Wil je je gegevens inzien, en/of behouden blijven in onze database voor toekomstige matches met openstaande functies, klik dan op onderstaande link:
{anonimiseringLink}
Met vriendelijke groet,
Bullhorn
Bij het instellen van het contactmoment dient ingesteld te worden hoeveel dagen na het eerste contactmoment de kandidaat geanonimiseerd gaat worden. Aan de hand daarvan wordt de anonimiseringdatum bepaald.
Anonimiseren en de kandidaatportal
Wanneer je ervoor kiest om, via de aanvullende module Data Update Service, de kandidaat vooraf automatisch te laten informeren middels een e-mail, dan wordt er in de te versturen mail een link opgenomen dat verwijst naar onderstaand scherm in de kandidaatportal:
Hier kunnen kandidaten aangeven of hun gegevens behouden mogen blijven. Als Nee gekozen wordt, verschijnt een pop-up met de vraag de keuze te bevestigen. 
Als hij vervolgens op Doorgaan klikt dan worden zijn gegevens geanonimiseerd. Indien gewenst kan er nog een automatische bevestigingsmail verstuurd worden op het moment dat de gegevens daadwerkelijk zijn geanonimiseerd.
In het geval de kandidaat aangeeft dat zijn gegevens behouden mogen blijven dan geldt dit voor een periode van een jaar. De anonimiseringdatum wordt dan met een jaar verlengd.
Profiel aanmaken
Indien de kandidaat ervoor kiest om nog een jaar langer zijn gegevens beschikbaar te stellen, dan krijgt de kandidaat een optie om een profiel aan te maken (mits de kandidaat nog geen portal-account heeft). Via dit profiel heeft de kandidaat altijd de mogelijkheid om zijn gegevens te wijzigen of om deze alsnog te laten anonimiseren.
Als de kandidaat de optie Maak een profiel aan aanvinkt en klik op Opslaan komt hij in onderstaand registratiescherm:
Nadat hij de gegevens heeft ingevuld en op Registreren heeft geklikt komt er een bevestiging dat de registratie is gelukt en dat er een e-mail is verstuurd met daarin een link om de registratie te bevestigen. Zodra de kandidaat deze e-mail heeft geopend en op de link heeft geklikt kan hij inloggen in de kandidaat portal met zijn zojuist aangemaakte gebruikersnaam en wachtwoord.
Kandidaten die al een account voor de kandidaat portal hebben krijgen niet de optie om een profiel aan te maken. Zij kunnen wel inloggen in de portal via de Login knop rechtsboven in het scherm.
Profielgegevens invoeren
Op het dashboard in de kandidaat portal is er een optie Mijn Gegevens. Door te klikken op Wijzig mijn gegevens kan de kandidaat zijn persoonsgegevens inzien en wijzigen. Er wordt geen e-mail of signaal verstuurd wanneer de kandidaat zijn gegevens heeft gewijzigd.
Velden die worden geanonimiseerd
De volgende velden worden geanonimiseerd bij het anonimiseren van een kandidaat:
Personalia
- Achternaam
- Voornamen
- Roepnaam
- Voorletters
- Voorvoegsels
- Titel (Voor)
- Titel (Achter)
- Straat
- Huisnummer
- Huisnummertoevoeging
- Postcode
- Telefoon (Privé)
- Telefoon (Werk)
- Telefoon (Mobiel)
- Email (Privé)
- Email (Werk)
- Nationaliteit
- Moedertaal
- Geboorteland
- Geboorteland vader
- Geboorteland moeder
- Geboorteplaats
- Memo
- Bsn
- Webspace
- Personeelsnummer
- Omschrijving
- Geblokkeerd (gaat naar ‘Ja)
- Geanonimiseerd (gaat naar ‘Ja’)
Verdere adresgegevens
- Woonplaats
Overige velden
- Vakgebieden
- AFAS Profit Id
- Laatst verstuurd naar AFAS Profit
Inschrijvingsinformatie
- Gewenste functie
- Memo
- Status
- Uitschrijfdatum
Workflow
- Soort contract
- Contractduur
- Salarisindicatie
- Valuta
- Bruto/Netto
- Salarisperiode
- Beschikbaar per
- Reist per
- Afstand woon-werkverkeer in meters
- Vrije Velden: Inschrijvingen
Opleiding
- Memo
Werkervaring
- Contactnaam
- Contact functie
- Functie
- Mobiel
- Organisatie
- Memo
- Telefoon
- Branche
- Equivalent aan
- Functieniveau
- Van (datum)
- Tot (datum)
- Referentie gechecked
- Salaris
- Salarisperiode
- Salarisvaluta
- Bruto/Netto
- Datum referentie gecontroleerd
- Aantal uren per week
Cursussen
- Gevolgde cursus
- Instituut
- Van
- Tot
- Certificaat behaald
Kennisgebieden
- Kennisgebied
- Cijfer
- Memo
Capaciteiten
- Capaciteit
- Cijfer
- Memo
Gewenste regio’s
- Alles wordt verwijderd
Gewenste functiegroepen
- Alles wordt verwijderd
Gewenste branche
- Alles wordt verwijderd
Gewenst functieniveau
- Alles wordt verwijderd
Geschikt voor functie
- Alles wordt verwijderd
Anonimisering Plus
Met de (gratis) module Anonimisering Plus worden extra gegevens geanonimiseerd:
Personalia
- Geboortedatum (wordt gezet op 01-01 van het jaar waarin de kandidaat is geboren)
- Geslacht
Verdere adresgegevens
- Provincie
- Land
Overige velden
- Publicatie/bron
- Soort kandidaat
Opleiding
- Alles wordt verwijderd
Onder de kop "Anonimiseren en de kandidaat portal" word tweemaal verwezen naar een onderstaande afbeelding. Deze afbeeldingen zijn echter niet aanwezig op de pagina.
Met vriendelijke groet,