Bij heel veel organisaties worden kandidaten ter beoordeling voorgedragen aan de hiringmanager. Op deze wijze krijgt de manager een indruk van de kandidaten die binnen zijn gekomen op de openstaande functie. Een ontvanger van een voordracht hoeft geen gebruiker van de applicatie te zijn om een antwoord in te kunnen vullen.
- Invoeren van een voordracht
- Beantwoorden van een voordracht
- Beantwoorden van een voordracht in de applicatie
Invoeren van een voordracht
Het invoeren van een voordracht mag op verschillende plekken in de applicatie. Alle startpunten resulteren in hetzelfde voordrachtenopstartscherm. Voor het invoeren van een voordracht starten wij in de workflow.
1: Kies een kandidaat uit die voorgedragen moet worden.
2: Klik op de knop ´Stap zetten´
3: Kies de optie ´Voordragen´
4: Vul het voordrachtenopstartscherm in. 
Datum
De applicatie zal hier automatisch de datum van vandaag invullen. De datum van de voordracht is te wijzigen naar de toekomst en het verleden. Voordrachten in de toekomst worden pas verstuurd zodra de datum bereikt is.
Antwoord terug voor
Geef hier de datum op waarop je graag antwoord wilt op de voordracht. Standaard wordt er 7 dagen bij het veld Datum opgeteld. Uiteraard is dit te wijzigen naar een datum naar keuze. Het antwoord terug voor wordt veel gebruikt in de communicatie naar contactpersonen als deadline.
Voordragen aan
In het veld 'Voordragen aan' kan worden aangegeven of een contactpersoon de voordracht krijgt of dat een e-mailadres de voordracht moet ontvangen.
Keuze contactpersoon: De applicatie toont het veld 'Aan contactpersoon'. Met dit veld kan een contactpersoon geselecteerd worden die de voordracht ontvangt. De applicatie zal de communicatie met de geselecteerde persoon opslaan in het tabblad contacten. Tevens wordt de voordracht geregistreerd in het contactpersoonsdossier.
Keuze e-mailadres: De applicatie toont het veld 'Aan e-mailadres'. In dit veld mag één e-mailadres worden opgevoerd waaraan de voordracht verstuurd moet worden. De applicatie slaat de communicatie met het e-mailadres niet op. Er wordt alleen een e-mail verstuurd met daarin de mogelijkheid om de voordracht te beantwoorden.
5: Klik op ´Opslaan en communiceren'
6: Kies in het communicatiescherm het juiste standaarddocument en HTML profiel. Vaak zijn er standaarddocumenten klaar gezet om de reden van de voordracht duidelijk te omschrijven aan de ontvanger.
7: Klik op 'Versturen'. De voordracht is gecommuniceerd.
Let op: Bij het voordragen aan een e-mailadres mag er 1 e-mailadres worden opgegeven.
Voordragen zonder e-mail versturen
Wanneer je voor een vacature al een aantal keer een voordrachts-e-mail hebt verstuurd, is het soms praktisch om kandidaten te kunnen voordragen zonder e-mail te versturen. Dit is mogelijk door de volgende stappen te volgen:
1: Kies een kandidaat uit die voorgedragen moet worden.
2: Klik op de knop ´Stap zetten´of bij stappen 'nieuw'
3: Kies de optie ´Voordragen´
4: Vul het voordrachtenopstartscherm in.
5: Klik op 'opslaan'
Er wordt nu geen e-mail verstuurd naar de hiring manager. De kandidaat verschijnt nu wel in het overzicht op de voordrachtspagina van de hiring manager.
Beantwoorden van een voordracht
Een ontvanger van de voordracht kan een voordracht beantwoorden via de link aanwezig het standaarddocument (Indien het standaarddocument niet aangepast is) De link verwijst naar de voordrachtenscherm waar alle voordrachten van de ontvanger worden getoond. In het voordrachtenscherm staat alle informatie over de voorgedragen kandidaat vermeld zoals het C.V., motivatie, laatst genoten opleiding en de algemene persoonsgegevens.
Het beantwoorden van een voordracht kan op de volgende manier:
- Klik op de link in de e-mail
- Zoek de kandidaat op waarvan je de voordracht wilt beantwoorden.
- Kies bij de kolom 'Reactie' het best passende antwoord bij de kandidaat.
- Klik op 'Opslaan'
- De voordracht is beantwoord en wordt automatisch teruggestuurd naar de Connexys applicatie.
De workflow zal een beantwoorde voordracht automatisch verplaatsen naar de status 'Voordracht beantwoord'. Dit gebeurt vrijwel direct na het beantwoorden van de voordracht.
Beantwoorden van een voordracht in de applicatie
Voor zowel de recruiter als ontvanger van de voordracht is het meest makkelijke om via het voordrachtenscherm te reageren. In sommige situaties wordt de voordracht beantwoord via een e-mail. Dit kan geregistreerd worden in de applicatie.
1. Zoek de voordracht op. Dit kan via de Workflow, in het kandidaatsdossier of het Voordrachten tabblad
2. Open de voordracht door te klikken op de datum
3. De applicatie toont de inhoud van de voordracht plus een mogelijkheid om een antwoord in te vullen. 
4. Bij het veld Reactie kan een antwoord worden geregistreerd. Zodra het antwoord opgeslagen is, wordt de kandidaat een stap verder gezet in de Workflow
Opmerkingen