Zodra een kandidaat geschikt is kan er een gesprek gepland worden. In sommige gevallen worden er meerdere gesprekken gepland. In de applicatie kunnen diverse soorten gesprekken aangemaakt worden ter registratie. Zowel de kandidaat als de hiringmanager kunnen geïnformeerd worden via de e-mail.
Invoeren van een gesprek
Het invoeren van een gesprek kan op verschillende plekken in de applicatie. Alle startplekken resulteren in hetzelfde gespreksscherm. Het invoeren van een stap kan op de volgende plaatsen:
- Vanuit het tabblad Workflow
- Vanuit het kandidaatsdossier
- Vanuit het inschrijvingsdossier
- Vanuit het vacaturedossier
Gesprek invoeren in kandidaatsdossier
Het invoeren van een gesprek doe je als volgt. In dit voorbeeld beginnen we in het kandidaatsdossier.
1. Open het kandidaatsdossier van de kandidaat waarmee een gesprek gepland moet worden.
2. Er zijn twee manieren om een gesprek te plannen vanuit het kandidaatsdossier.
Optie 1: Scrol naar de sectie 'Stappen' en klik op 'Nieuw'
Optie 2: Klik in het actiemenu op 'Gesprek plannen'. Dit kan alleen met kandidaten die in de Workflow voor Gesprek plannen aanwezig zijn.
3. Optie 1 en 2 leiden naar hetzelfde scherm om een gesprek te plannen. Vul het gespreksplanscherm in om het gesprek in te boeken bij de kandidaat. 
Datum
Voer hier de datum op van het gesprek. Dit veld blijft aanpasbaar, ook na het plannen van het gesprek. De Europese datumnotitie wordt gebruikt, ook voor Amerikaanse gebruikers. Selecteer je liever een datum uit een agenda overzicht? Klik dan op het icon 
en selecteer de datum uit een maandoverzicht.
Tijdstip
Geeft hier het tijdstip van het gesprek op. Middels de 2 sliders kan eenvoudig de juiste tijd worden geselecteerd op een tablet of telefoon.
Locatie
Dit is een vrij tekstveld waarin de locatie van het gesprek opgegeven kan worden. De locatie kan meegenomen worden in de e-mailtekst aan de kandidaat of contactpersoon.
Reden
De reden van het gesprek is bedoeld voor administratieve doeleinden en uitgebreidere workflows. Door de reden van het gesprek op te geven, kan er eenvoudiger gerapporteerd worden. Bij uitgebreidere workflows is het mogelijk om kandidaten te sorteren op basis van het gesprek.
Soort
Geef middels het soort gesprek aan of de recruiter, hiringmanager of beiden aanwezig zijn. Indien de geselecteerde contactpersoon ook een gebruiker is, wordt het gesprek getoond in het dashboard.
Interviewer
Met dit vrije tekstveld kan worden aangegeven welke interviewer aanwezig bij het gesprek. De interviewer kan meegenomen worden in de e-mailtekst aan de kandidaat of contactpersoon.
Memo
Is er nog informatie over het gesprek dat je kwijt wil, maar niet wilt delen met alle deelnemers van het gesprek? Deze informatie kan geregistreerd worden in het memo veld.
Verslag
Na het gesprek kan een gespreksverslag worden opgevoerd bij het gesprek. Dit gespreksverslag kan op een later stadium dienen als naslagwerk wanneer de kandidaat nogmaals op gesprek komt.
Optioneel: Leden van selectiecommissie
Klanten met de module Selectiecommissie kunnen selectiecommissieleden uitnodigen bij een gesprek.
4. Klik op 'Opslaan en communiceren naar de kandidaat' om het gesprek te communiceren met de kandidaat. Heb je dit al gedaan en wil je de manager informeren? Dan zijn de stappen hetzelfde.
5. De communicatie met de kandidaat wordt nu opgestart. Kies in het communicatiescherm het juiste standaarddocument en HTML profiel. Vaak zijn er standaard gespreksuitnodigingen aanwezig om de kandidaat goed te informeren over het geplande gesprek. Controleer of de gespreksdetails goed staan vermeld.
6. Klik op 'Versturen'. Het gesprek is nu gecommuniceerd met de kandidaat.
Gesprek invoeren in vacaturedossier
In het vacaturedossier kun je voorafgaand aan het publiceren van de vacature al de benodigde selectiegesprekken voor de functie vastleggen in de applicatie.
Wanneer er kandidaten zich hebben ingeschreven voor de vacature, kan de inschrijving gekoppeld worden aan het al geplande gesprek.
Communiceren met de hiringmanager
Wanneer er ook een hiringmanager bij het gesprek aanwezig is, is het mogelijk om deze ook te informeren via een e-mail. Dit werkt alleen wanneer de gesprekssoorten 'Gesprek met hiringmanager' of 'Gesprek met beiden' zijn geselecteerd. Volg de volgende stappen om de manager te informeren.
- Ga naar het kandidaatsdossier waar het gesprek gepland is.
- Scrol naar de sectie 'Stappen'
- Klik op de datum van het juiste gesprek.
- Klik op 'Opslaan en communiceren (manager)
- De communicatie met de manager wordt nu opgestart. Kies in het communicatiescherm het juiste standaarddocument en HTML profiel.
- Controleer of de communicatie de juiste gegevens bevat
- Klik op 'Versturen'. Het gesprek is nu ook gecommuniceerd met de hiringmanager.
Optioneel: Wanneer de contactpersoon vCalendars wil ontvangen, dan ontvangt hij/zij een gespreksuitnodiging in de e-mail welke opgeslagen kan worden in een digitale agenda.
Opmerkingen