De applicatie biedt de mogelijkheid om eigen velden aan te maken in alle hoofddossiers. Deze vrije velden kunnen gebruikt worden om details op te slaan die niet in de reguliere velden uitgevraagd worden. Zo bieden vrije velden de mogelijkheid om details zoals een speciaal certificaat of vacaturedetail op te slaan. Er bestaan meerdere soorten vrije velden waardoor er voldoende flexibiliteit is om de gegevens op te slaan.
Aanmaken van een vrij veld
Het aanmaken van een vrij veld zit verbonden aan het recht 'Aanpassen velden'. Gebruikers met dit recht mogen reguliere velden aanpassen en vrije velden toevoegen en bewerken. Het aanmaken van een vrij veld kun je starten via een dossier of via Beheer>Configuratie>Vrije velden.
Via de volgende stappen maak je in een dossier een nieuw vrij veld aan.
1: Ga naar een dossier naar keuze. In dit voorbeeld gebruiken we het vacaturedossier. De stappen voor bijvoorbeeld het kandidaatsdossier of contactpersoondossier zijn exact gelijk.
2: Scrol naar de sectie 'Vrije velden: Vacatures'. Helemaal rechts staat een knop 'Beheer vrije velden'.
3: Na het klikken op dit icoon opent de beheerpagina van de vrije velden.
4: Klik nu op de button 'Nieuw' om een vrij veld toe te voegen. 
5. Vul de verplichte velden in van het scherm 'Vrij veld invoeren'
De velden hebben de volgende betekenis:
| Veldnaam | Uitleg |
| Naam | Geef hier de naam op van het vrije veld ter behoeve van de beheerder. |
| Weergave naam | Geef hier de naam op die weergegeven wordt in het dossier. |
| Actief | Vrije velden mogen alleen gedeactiveerd of geactiveerd worden. Weggooien is niet mogelijk. |
| Verplicht | Geef hier op of het vrije veld verplicht ingevuld moet worden of juist niet. |
| Type | Er zijn diverse type vrije velden beschikbaar om aan te maken. |
6. Zodra alle opties zijn ingevuld en optioneel de antwoordmogelijkheden zijn aangemaakt, kan het nieuwe vrije veld worden opgeslagen.
Type vrije velden
Er zijn diverse typen vrije velden beschikbaar om aan te maken:
| Bestand | Creëert de mogelijkheid om een extra bestand te uploaden. |
| Checkbox | Creëert 1 checkbox aan om iets mee te registeren. Wordt vaak gebruikt om Ja / Nee vragen te registeren |
| Checkbox (Meerkeuze) | Creëert meerdere checkboxen aan om meerdere zaken tegelijkertijd te registeren. Wordt vaak gebruikt bijzondere certificaten of skills uit te registreren. |
| Datum (dd-mm-jj) | Creëert een datum veld. De datum die ingevuld wordt moet voldoen aan de notatie dd-mm-jj (23-12-13) |
| Dropdown list | Creëert een lijst met te selecteren antwoordmogelijkheden waarbij 1 antwoord geselecteerd mag worden. Het antwoordmogelijkheden beheer wordt direct zichtbaar op moment van selecteren. |
| Dropdown list (meerkeuze) | Creëert een lijst met te selecteren antwoordmogelijkheden waarbij meerdere antwoorden geselecteerd mogen worden. Ook hier zijn de antwoordmogelijkheden direct te beheren. |
| E-mailadres | Creëert een veld waarin een e-mailadres ingevuld moet worden. Het veld wordt gecontroleerd op de notatie email@email.nl (.com of andere domainen zijn ook toegestaan.) |
| Numeriek | Creëert een veld dat alleen numerieke waardes accepteert. |
| Radiobuttongroep | Creëert radiobuttons op basis van de antwoordmogelijkheden. Er mag 1 radiobutton per keer selecteer zijn. |
| Radiobuttongroep (Horizontaal) | Creëert horizontaal geplaatste radiobuttons op basis van de antwoordmogelijkheden. Er mag 1 radiobutton per keer selecteer zijn. |
| Tekst | Creëert een tekstveld waar maximaal 4000 tekens in mogen. |
| Tijd (hh:mi) | Creëert een veld om de tijd aan te geven. |
| URL | Creëert een veld om een URL in op te slaan. |
Vertalingen
Bij een vrij veld kan ook een vertaling worden ingevoerd. Per vrij veld kunnen meerdere vertalingen aan worden toegevoegd. Daarnaast kunnen voor de antwoorden ook vertalingen worden ingevoerd.
Vrij veld bewerken
Een vrij veld kan op elk moment worden bewerkt. Houd er wel rekening mee dat een vrij veld niet verwijderd mag worden maar gedeactiveerd wordt. Wees ook voorzichtig met het verwijderen van antwoordmogelijkheden. Antwoordmogelijkheden die verwijderd worden en in gebruik zijn bij een dossier, worden niet onthouden.
Het bewerken van een vrij veld kan via de volgende manier:
1: Ga naar een dossier naar keuze. In dit voorbeeld gebruiken we het vacaturedossier. De stappen voor bijvoorbeeld het kandidaatsdossier of contactpersoondossier zijn exact gelijk.
2: Scrol naar de sectie 'Vrije velden: Vacatures'. Helemaal rechts staat een knop 'Beheer vrije velden'.
3: Na het klikken op dit icoon opent de beheerpagina van de vrije velden.
4: Klik nu op het ID van het vrije veld wat je wilt bewerken of klik op een vertaling of antwoordmogelijkheid om deze te bewerken.
5. Klik rechtsboven op 'bewerken' en bewerk het betreffende veld in dit scherm.
6. Klik op opslaan nadat alle wijzigingen zijn doorgevoerd.
Alle wijzigingen worden direct doorgevoerd en zijn direct beschikbaar voor alle gebruikers die het vrije veld zien.
Volgorde vrije velden wijzigen
Je kunt de volgorde van de getoonde vrije velden in het betreffende dossier wijzigen. Dit doe je door op de button 'Volgorde wijzigen' te klikken in het dossier. Nu komen alle vrije velden beschikbaar om te verslepen naar de juiste positie.
Zoeken naar vrije velden
Op de beheerpagina van Vrije velden kun je eenvoudig zoeken naar alle vrije velden die aanwezig zijn in de applicatie. Gebruik hiervoor de aanwezige filters.
Extra mogelijkheden
XML Feed
De vrije velden kunnen, na een aanpassingen door Connexys, ook worden opgenomen in een XML feed. Op deze wijze kunnen bijvoorbeeld de vacature vrije velden ook gebruikt worden op de internetpagina's van de organisatie.
Inschrijfformulieren
Het inzetten van vrije velden op het sollicitatieformulier behoort ook tot de mogelijkheden. Door het inzetten van deze vrije velden kan extra informatie worden uitgevraagd en opgeslagen die normaal op andere wijze opgeslagen moest worden.
Vacature overzichten
Vrije velden mogen ook ingezet worden in de vacature overzichten. Na een kleine aanpassing vanuit Connexys kunnen de vrije velden ook ingezet worden bij de vacatures in de vacatureoverzichten.
Koppelingen
Bij sommige Personeel & Administratie systemen is het mogelijk om extra informatie in te lezen. Dit betekent dat de vrije velden van Connexys ook automatisch de gekoppelde systemen in gaan. Neem hiervoor contact op met Connexys om de details rondom deze koppeling door te spreken.
Is er een mogelijkheid om dit vrije veld te rapporteren?
Hallo Marlene,
Het is niet mogelijk om te rapporteren op een vrij veld. De vrije velden worden niet automatisch overgeplaatst naar de rapportages waardoor rapporteren niet mogelijk wordt. Dit is wel een grote wens van ons om dit te kunnen, maar momenteel is er niet genoeg vraag naar om dit daadwerkelijk te bouwen.
Vriendelijke groet,
Jan Broekhuizen ~ Service Specialist
Ik ontdek nu net deze mogelijkheid en word er helemaal blij van.... maar dan weer niet van het feit dat ik de vrije velden niet kan rapporteren! Dus bij deze ook vanuit ons de vraag of dit gebouwd kan worden!