Bij veel klanten worden standaard twee workflows opgeleverd: de gerichte sollicitaties en de open sollicitaties. Dit levert voldoende inzage op, wanneer er alleen gerichte en open sollicitaties binnen komen. Bij een groot aantal organisaties worden ook stages of afstudeeropdrachten aangeboden. En deze sollicitaties komen heel vaak binnen bij de gerichte sollicitaties. Hierdoor vertroebelt de informatie in de gerichtesollicitatie-workflow. 

Deze vertroebeling kan eenvoudig worden tegen gegaan door een derde workflow te introduceren. De Stage Workflow. Deze workflow werkt net als de andere workflows, maar richt zich specifiek op de stages. En het leukste is nog, deze workflow is relatief makkelijk zelf te maken. 

Recept Stage Workflow

Benodigd

• Beheerdersrechten tot Workflow beheer
• Maximaal een uur
• Inzicht in het stageproces (vaak bijna hetzelfde als een normaal proces)

Uitvoering

1. Open het tabblad Beheer en ga naar 'Workflows'
2. Klik op 'Nieuw'
3. Voer een duidelijke naam in voor de workflow.
4. De zichtbaarheid voor profielen regelen we op een later moment in. Door dit leeg te laten blijft Workflow even buiten beeld en hebben de andere gebruikers er geen last van.
5. Voer bij de vervolgstappen 'Afwijzen' en 'Uitschrijven' in. Optioneel kan 'In portefeuille nemen' hier ook bij. Deze stappen zijn nu mogelijk bij elke workflowstatus. Sla dit geheel op.
6. Het beheerscherm van de stage workflow wordt automatisch geopend. Dit scherm volgen we van boven naar beneden. Zodra we beneden zijn, is de workflow klaar. 
7. Klik op 'Nieuw' bij Criteria. Criteria worden ingesteld om de workflow te richten op bepaalde inschrijvingen of kandidaten. We gaan er in totaal 3 opvoeren. 
8. Voer de volgende 3 criteria op:

Bij het derde criterium kunnen uiteraard ook andere waardes worden toegevoegd die te maken hebben met stage plaatsen. Het gaat erom dat de stagevacature gekoppeld is aan dat specifieke contractsoort. 

Wanneer er niet gewerkt wordt met contractsoorten, maar met functiegroepen kan er ook een ander derde criterium ingezet worden. Lees de lijst goed door of jouw versie er tussen staat. 

Criteria Tip

Ik maak het mezelf altijd makkelijk door het criterium op te noemen als een zin. Hierdoor weet je exact wat een criterium doet. Het eerste criterium is bijvoorbeeld: 

'De inschrijving heeft de status die gelijk is aan Lopend en er mogen geen inschrijvingen zonder status meegenomen worden'

In dit geval zijn het alleen lopende inschrijving (dus niet afgewezen e.d) en er mogen geen inschrijvingen zonder status in de workflow worden getoond.

9. Bij de onderdelen voeren we de workflowbakken in. Hier is het belangrijk dat je het eigen proces goed in de gaten houd. Als voorbeeld hou ik een standaard stage proces aan. Voer de volgende onderdelen in. 

Bij de onderdelen geldt, kijk erg goed naar het interne proces. Soms zijn de beoordelingen niet nodig. Elk onderdeel kan er, zonder dat het problemen geeft, uit gelaten worden. 

Zijn er meer gesprekken nodig en wil je onderscheid tussen het eerste en volgende gesprekken? Voer dan de onderdelen als volgt in:

Onderdeel 50 heeft nu de referentie 'Ongelijk aan'. Dat betekent dat deze workflow bak juist niét kijkt naar de opgegeven waardes. Gesprekken met de reden Eerste en Tweede gesprek zullen nooit in bak 50 verschijnen. Alle andere gesprekken juist wel. In dit geval ook de gesprekken zonder reden. 

Als we hier een zin van maken, klinkt dat als volgt:

'Alle gesprekken zonder reden of met een reden anders dan eerste of tweede gesprek mogen in deze workflowbak getoond worden.'

Uiteindelijk krijg je dit overzicht als resultaat. 

10. Het meeste invoerwerk is nu gedaan. De applicatie zal de overige onderdelen uitvoeren. De knop 'Workflow genereren' mag ingedrukt worden. Alle workflowbakken zullen verschijnen.
11. Nu mogen de statussen gevuld worden. Druk hiervoor op de knop 'Statussen vullen'. Dit zorgt ervoor dat de juiste kandidaten in de juiste workflowbak komen.
    Dit kan even duren. Afhankelijk van de hoeveelheid kandidaten duurt dit ongeveer 15 minuten tot maximaal 4 uur.
12. Bij het laatste kopje 'Vertalingen' mag een naam voor de workflow opgegeven worden in meerdere talen. Dit kan handig zijn als er Engelse collega's zijn die de workflow ook gaan gebruiken. 
13. De Workflow staat nu klaar om in gebruik genomen te worden. Klik helemaal bovenaan op 'Bewerken' om de Workflow ook zichtbaar te maken voor de juiste gebruikers.
    Voeg bij 'Zichtbaar voor profielen' de gebruikersprofielen toe. De workflow wordt zichtbaar voor iedereen met dat gebruikersprofiel. Gebruikers krijgen ook een dashboard portaal te zien met daarin de workflowgegevens. 
14. Nu moeten we de 'Gerichte sollicitatie workflow' nog aanpassen. Deze workflow hoeft niet langer te kijken naar de stage inschrijvingen. Ga naar Beheer, Workflows en open de 'Gerichte sollicitatie' workflow. 
    Voeg 1 criterium toe aan de huidige lijst:

Let op! Als je bij stap 8 een ander criterium hebt toegevoegd, kies dat criterium hier dan ook. Het criterium verschilt alleen op de referentie en lege waarde instelling. 

De lijst van criteria ziet er dan als volgt uit: 

Hierboven staat de lijst van de 'Gerichte sollicitatie workflow'. Onder de lijst van de 'Stage workflow'. 

15. Druk nu op 'Statussen vullen'. De applicatie zal alle kandidaten langslopen en in de juiste workflowbak plaatsen.
16. We zijn klaar! De stage inschrijvingen worden nu in de stage workflow getoond. 

Mocht je vragen hebben, laat het ons gerust weten. Eventueel kunnen wij ook de workflow die jij hebt gemaakt controleren.