AFAS

FastForward heeft een koppeling met AFAS voor aangenomen kandidaten. Hiervoor dient een zogenaamde GetConnector geïnstalleerd te worden op de AFAS-omgeving. Hoe dit precies in zijn werk gaat wordt op de website van AFAS beschreven. De GetConnector die FastForward nodig heeft is onderaan dit artikel te vinden. 

Werking

De koppeling werkt als volgt:

1. Een kandidaat bereikt de status waarbij de aanbieding geaccepteerd is.
2. FastForward start een job die communicatie opzet met de AFAS-omgeving van de klant.
3. FastForward stuurt een bericht naar AFAS zodat de kandidaat wordt aangemaakt als medewerker.
4. FastForward vraagt aan AFAS wat het nummer (EmployeeId: EmId) is van de zojuist aangemaakte medewerker.
5. FastForward registreert het AFAS-nummer in het kandidaatsdossier, samen met de datum waarop het nummer is verkregen.
6. FastForward stuurt de documenten die horen bij de inschrijving van de kandidaat over naar AFAS met het nummer dat is verkregen in stap 3. Dat kan bijvoorbeeld het cv zijn, maar ook de motivatiebrief en diploma's.

Stappen 3-6 worden herhaald totdat alle kandidaten, waarvoor geldt dat ze op die dag een aanbieding hebben geaccepteerd, over zijn gestuurd.

Benodigdheden

FastForward kent sinds release 3.3.1 een instellingenscherm. Hierin kan de beheerder de noodzakelijke instellingen doen. De koppeling is geschikt voor een AFAS Online-omgeving, maar ook voor een omgeving die in-house draait.

De koppeling vergt een AFAS user die via een WebConnector werkt. Deze user moet binnen AFAS voldoende rechten hebben, zoals het kunnen toevoegen van een medewerker en het toevoegen van Dossieritems. De Dossieritems worden gebruikt om de documenten van de kandidaat over te zetten vanuit FastForward naar AFAS.

Advies

Bullhorn adviseert om bij de implementatie uw AFAS-consultant in te schakelen. Deze kan bijvoorbeeld een workflow inrichten die start op het moment dat FastForward een medewerker aanlevert. Op basis van de workflow kan de verder indienstname opgestart worden.

Bullhorn adviseert verder om de koppeling eerst te testen op de acceptatie-omgeving van FastForward en deze te koppelen aan een acceptatieomgeving van AFAS.

Security

Indien de AFAS-administratie in-house draait dan is het noodzakelijk dat er in de firewall een opening wordt gecreëerd waardoor FastForward naar binnen kan. Deze opening moet beschermd worden door slechts verkeer toe te laten dat komt van de FastForward-servers.

De IP-adressen waar FastForward-servers vandaan communiceren staan beschreven in dit artikel.

Instellingen

De volgende instellingen zijn noodzakelijk en kunnen binnen FastForward worden ingevoerd.

URL's

- UpdateConnector

- GetConnector

Beide hebben een standaard adres indien AFAS Online wordt gebruikt. Indien AFAS in-house draait zal de applicatiebeheerder van de klant het adres weten. Mogelijk dient dit eerst geïnstalleerd te worden. De UpdateConnector-URL ziet er bijvoorbeeld zo uit:

https://ip-adres/ProfitServices/updateconnector.asmx

Zie hier de nodige informatie van AFAS zelf: https://kb.afas.nl/profithelp/nl/current2014se/index.htm#App_Conect.htm

Omgevingsvariabelen

- AFAS job geactiveerd

Indien de job 'uit' staat wordt er niet gecommuniceerd met AFAS.

- Tijdstip AFAS job

Indien de job 'aan' staat wordt op het ingestelde tijdstip gestart met de communicatie met de AFAS omgeving.

- Omgeving

Hier wordt de naam van de AFAS-administratie ingevuld

- Gebruikersnaam

Hier wordt de gebruikersnaam ingevuld.

- Wachtwoord

Hier wordt het wachtwoord ingevuld.

- Default woonplaats

Hier wordt een default woonplaats ingevuld. FastForward zal de kandidaat oversturen en op basis van de aangeleverde postcode wordt de Medewerker in AFAS voorzien van de correcte woonplaats. Wanneer de postcode niet aanwezig is of niet klopt wordt de default woonplaats gebruikt.

- AFAS Online

Indien AFAS Online wordt gebruikt is een extra authenticatie noodzakelijk in de communicatie met AFAS.

- Userdomain

Indien AFAS Online wordt gebruikt dient de gebruiker voorzien te worden van het correcte domein. Over het algemeen is het domein 'AOL'. Slechts in uitzonderlijke gevallen is er bij AFAS Online sprake van een ander domein.

Documentvariabelen

De documentvariabelen bestaan uit twee delen. Een Dossier Item Type en document kenmerken.

- Dossier item type

Hier dient het ID ingevuld te worden voor het Type Dossieritem. Over het algemeen wordt voor FastForward een apart type aangemaakt.

- Document type

Hier dient het ID ingevuld te worden van een Kenmerkwaarde. Hierin worden alle documenten gestopt die bij de kandidaat horen, behalve het cv. Denk bijvoorbeeld aan de motivatiebrief en diploma's.

- CV Document type

Hier dient het ID ingevuld te worden van een Kenmerkwaarde voor CV. Hierin wordt het cv gestopt dat bij de kandidaat behoort.

- Connexys Document type

Hier dient het ID ingevuld te worden van een Kenmerkwaarde voor FastForward. Deze zal nog niet bestaan in AFAS en zal aangemaakt moeten worden. Hierin stoppen we een aantal gegevens die nodig zijn voor het in-dienst-name proces. Denk onder andere aan de functie waarop de kandidaat is aangenomen. Dit document zal geen attachment bevatten. Alle informatie wordt als tekst weggeschreven.