Workflow uitbreiden met extra gespreksbakken

Bij veel klanten zie ik workflows waar slechts 1 gesprek mogelijk is. Vrijwel alle procedures hebben meerdere gesprekken. Dit kan ondersteund worden door de workflow en is op relatief eenvoudige wijze door te voeren. 

Recept uitgebreide Workflow

Benodigd: 

• Beheerdersrechten tot Workflow beheer
• Maximaal 1 uurtje tijd
• Inzicht in het reguliere proces. Hoe verloopt een sollicitatie?

Uitvoering: 

1. Open het tabblad Beheer en ga naar 'Workflows'

2. Klik op 'Nieuw'

3. Voer een duidelijke naam in voor de workflow.

4. We passen in dit geval niet de bestaande worfklow aan, maar maken een volledig nieuwe. De zichtbaarheid voor profielen regelen we op een later moment in. Door dit leeg te laten blijft Workflow even buiten beeld en hebben de andere gebruikers er geen last van. 

5. Voer bij de vervolgstappen 'Afwijzen' en 'Uitschrijven' in. Optioneel kan 'Aanbieding doen' hier ook bij. Deze stappen zijn nu mogelijk bij elke workflowstatus. Sla dit geheel op. 

6. Het beheerscherm van de nieuwe workflow wordt nu automatisch geopend. 

7. Klik op ´Nieuw´ bij Criteria. Criteria worden ingesteld om de workflow te richten op bepaalde inschrijvingen van kandidaten. We gaan er in totaal 2 opvoeren. 

8. Voer de volgende criteria op. Volg exact dezelfde instellingen:

9. Bij onderdelen voeren we de workflowbakken in. Hier is het belangrijk dat je goed het eigen proces volgt. Ik gebruik hierbij het voorbeeld dat er 3 of meer gesprekken gevoerd kunnen worden. Jouw eigen proces kan hiervan afwijken. 

Een onderdeel werkt als volgt. Je selecteert een werkbak waarmee je wilt werken. (Een volledig overzicht staat hier) Bijvoorbeeld 'Gesprek met reden'. Kies vervolgens de referentie, gelijk aan of ongelijk aan. De referentie bepaald hoe de waarde gelezen moet worden. Bij 'Waardes' vul je in welke gespreksreden gevolgd moet worden. Bijvoorbeeld 'Eerste gesprek'. Lege waardes geven aan of gesprekken zonder reden wel of niet meegenomen mogen worden. 

Dit levert de volgende zin op 'Een Gesprek met reden, gelijk aan, 'Eerste gesprek', wordt getoond. De gesprekken zonder reden worden niet getoond. 

In dit geval zal deze gesprekkenbak alleen gesprekken tonen met de reden Eerste gesprek. Dit kan je natuurlijk ook toepassen op Assessments, Telefonische intakes of Arbeidsvoorwaarden gesprekken. Je mag jouw persoonlijke gespreksredenen gebruiken. 

Uiteindelijk krijg je een soortgelijk resultaat

10. Het invoerwerk is nu gedaan. De applicatie zal een groot deel van de vervolgacties uitvoeren. Klik op de knop 'Workflow genereren'. De Workflow wordt nu opgebouwd en verschijnt bij de sectie 'Statussen'. 

11. De workflowbakken mogen gevuld worden. Druk op de knop 'Statussen vullen'. Dit zorgt ervoor dat de kandidaten in de juiste workflowbak terecht komen. Afhankelijk van de hoeveelheid kandidaten die in de databank staan, duurt dit ongeveer 15 minuten tot maximaal 4 uur. (De 4 uur geldt voor klanten met meer dan 100.000 kandidaten) 

12. Omdat de Workflow meerdere gespreksbakken kent, is het handig om de verschillende bakken ook een goede herkenbare naam te geven. Klik hiervoor op de Workflowbak die je wilt aanpassen in het 'Statussen' overzicht. 

13. Pas bij de sectie 'Vertalingen' de naam aan van de Workflowbak. Herhaal dit proces voor elke bak waarvan je de naam wilt aanpassen. Dit is eenmalig even wat werk, maar dit maakt het overzicht een heel stuk duidelijker! 

Alle aanpassingen zorgen voor een overzichtelijke workflow

14. De Workflow is nu klaar om in gebruik te nemen. Klik helemaal bovenaan op 'Bewerken' om de Workflow zichtbaar te maken voor de juiste gebruikers. 

Voeg bij 'Zichtbaar voor profielen' de gebruikersprofielen toe. De workflow wordt zichtbaar voor iedereen met dat gebruikersprofiel. Gebruikers krijgen ook een dashboard portaal te zien met daarin de workflowgegevens.

15. De oude workflow kan nu ook uit beeld geplaatst worden. Open via het tabblad Beheer > Workflows de oude workflow. Vaak heet deze 'Workflow Gerichte sollicitaties'. Verwijder hier de gebruikersprofielen. Klik op Bewerken om de gebruikersprofielen te verwijderen. 

16. We zijn klaar! De oude workflow is uit beeld geplaatst en de nieuwe workflow kan direct gebruikt worden. 

Mocht de nieuwe workflow niet bevallen, dan kan de oude workflow altijd terug gezet worden. Zowel de nieuwe als de oude workflow zullen kandidaten in de juiste bakjes blijven plaatsen. 

Mocht je vragen hebben over het aanpassen van de workflow, laat gerust een bericht achter, wij helpen je graag!