Rapportages maken

Met de rapportagemodule in Connexys kunnen verschillende rapportages gegenereerd worden. Hiermee kan nuttig inzicht worden verkregen in het recruitmentproces op het gebied van doorlooptijden en gemaakte publicatiekosten. Met deze informatie kan interne verantwoording worden afgelegd en zijn mogelijke procesverbeteringen eenvoudiger te ontdekken.

De rapportagemodule is standaardonderdeel van de Recruitment applicatie en is terug te vinden onder het tabblad ‘Management info’. In dit artikel worden de volgende basisfunctionaliteiten van de rapportagemodule omschreven:

• Tabblad Management informatie
• Verschil tussen export – en gegevens rapportages
• Gebruik van de rapportages
• Opbouw van het scherm om het rapport aan te passen
• Algemene opties
• Weergegeven rapportage
• Extra opties beschikbaar bij Meetwaarden
• Rapportages opslaan

Management rapportages

Tabblad Management informatie

Het tabblad ‘Management info’ biedt een overzicht van de volgende soorten rapportages:

• Standaard export – en gegevens rapportages, beheerd door Connexys.
• (maatwerk) Rapportages die eventueel voor een specifieke organisatie beschikbaar zijn.
• Opgeslagen rapportages die de gebruiker zelf heeft samengesteld en opgeslagen op basis van één van de standaard of organisatie rapportages

Verschil tussen export – en gegevens rapportages

Export rapportages bieden vooral kwalitatieve informatie, zoals kenmerken van kandidaten, vacatures, inschrijvingen, enzovoorts, zodat je overzichten van deze gegevens kunt samenstellen en exporteren. In sommige gevallen zijn er ook kolommen aanwezig die aantallen weergeven, maar dat is niet het primaire doel van deze groep rapportages. Hiervoor zijn juist de gegevens rapportages bedoeld. Met die standaard rapporten kun je  overzichten samenstellen die informatie geven over bijvoorbeeld doorlooptijden en aantallen.

Gebruik van de rapportages

Je kunt gebruikmaken van alle aanwezige rapporten in het tabblad Managementinformatie. De stappen die je moet nemen om een rapportage te genereren, zijn op hoofdlijnen als volgt:

1. Klik in het tabblad Management informatie op één van de aanwezige rapportages.
2. Het betreffende rapport wordt geopend in een nieuw tabblad van de browser.
3. Pas de instellingen van dat rapport (type rapport, kolommen, filter, sortering, e.d.) zo aan dat de door jou benodigde informatie wordt weergegeven.
4. Sla dit resultaat voor uzelf op met een toepasselijke naam en voeg een eventuele beschrijving toe.
5. Als dit allemaal gelukt is, ververs dan het tabblad management informatie in Connexys. Vervolgens zal het betreffende rapport verschijnen onder het kopje ‘Opgeslagen rapportages door gebruiker’.

Opbouw van het scherm om het rapport aan te passen

Wanneer een rapportage open wordt geklikt, opent het onderstaande scherm. De opbouw van dit scherm zal in deze paragraaf worden beschreven.

Het bewerkingsscherm bestaat uit vier onderdelen:

1. Algemene opties
2. Weergegeven rapport
3. Aanwezige velden en meetwaarden
4. Zelf aangemaakte filters

Algemene opties

Bij de algemene opties worden een aantal standaard knoppen getoond. Per knop volgt een korte beschrijving: 

Icoon	Toelichting
	Sla de huidige rapportage op. Opgeslagen rapportages worden getoond in het tabblad Rapportages onder ‘Opgeslagen rapportages door gebruiker’.
	Export de huidige rapportage naar één van de beschikbare formaten.
	Maakt de laatste wijziging ongedaan.
	De ongedaan gemaakte wijziging opnieuw toepassen.
	Het rapportage wordt opnieuw geopend volgens de laatst opgeslagen waarde.
	In een kruistabel de weergave van de kolommen en regels omwisselen van posities. Alleen beschikbaar in kruistabel weergave.
	Wanneer er met tabellen wordt gewerkt, kan hiermee de sortering van data worden ingeregeld. Alleen beschikbaar in de tabel weergave.
	Verander de input waardes van de rapportage. Dit bepaald welke informatie getoond moet worden, zonder toegepaste filters. Bijvoorbeeld: Publicatie rapportage met input waardes: Jaar 2012. Alleen informatie uit het jaar 2012 wordt getoond.
	Hiermee kan het rapportage worden getoond met enkel ‘Voorbeeld Data’ of ‘Alle Data’. Niet beschikbaar in grafiek weergave.
	Hiermee kan de weergave van het rapport worden ingesteld.

De rapportage wordt standaard geopend met ‘Voorbeeld data’ en niet met ‘Alle data’. Dit komt de snelheid van het openen en aanpassen van de rapportage ten goed. 

Weergegeven rapportage

In het hoofdscherm worden de gegevens van de rapportage getoond. In dit gedeelte scherm kunnen diverse aanpassingen worden gedaan om de rapportage beter leesbaar en begrijpelijk te maken. Er zijn drie soorten weergave mogelijk om de rapportage is te maken. De weergave Tabel, Grafiek en Kruistabel. Per weergave mogelijkheid zullen er andere opties beschikbaar zijn.

Naamgeving
Elke rapportage biedt de mogelijkheid om een Titel op te voeren. Deze Titel zal getoond worden bovenaan de gegevens. Tevens is het mogelijk om de naamgeving van de kolommen en rijen te wijzigen.

De koptitel is te wijzigen door op de tekst 'Klik om een titel toe te voegen' of door te klikken op de reeds ingevoerde titel. De naamgeving van de kolommen en rijen is te wijzigen door met de rechtermuisknop de naam van de kolom of rij aan te klikken. Kies vervolgens voor 'Wijzig Label'. 

Tonen van gegevens
Het delen van gegevens is de belangrijkste functie van een rapportage. Welke gegevens waar getoond worden kan op zeer eenvoudige wijze worden aangepast. Klik op de naam van de kolom of meetwaarde en versleep deze naar de gewenste plek. 

Groeperen van gegevens
Vaak is het wenselijk om bepaalde gegevens gesorteerd en gegroepeerd weer te geven. In de rapportageweergave 'Tabel' en 'Grafiek' kan dit middels 'Groepen' en 'Groep'. In weergave 'Kruistabel' kan dit met 'Regels'.

Door het toevoegen van een veld of meetwaarde aan de groepeer-optie worden de gegevens gegroepeerd. Zo kunnen bijvoorbeeld advertenties worden gegroepeerd op basis van publicatiekanaal en vacatures op basis van organisatie.

In de weergave 'Tabel' is het mogelijk om meerdere groeperingen toe te passen. Zo kunnen bijvoorbeeld advertenties gesorteerd worden op publicatie en vervolgens op vacatures. Hierbij is de volgorde waarop de velden of meetwaarden in het veld 'Groepen' staan erg belangrijk. Gegevens worden opnieuw gegroepeerd met de tweede groep binnen de eerste groep. 

In oude internetbrowsers zoals Internet Explorer 8 en ouder werkt het verslepen van velden en meetwaarden vaak niet. Gebruik dan alleen de rechtermuisknop. 

Aanwezige velden en meetwaarden 

De beschikbare informatie in het betreffende rapport zijn automatisch ingedeeld in Velden en Meetwaarden.

• Velden, zoals vacaturenaam, recruiter, geslacht enz., zijn kolommen die tekstuele - of datum informatie bevatten.
• Meetwaarden, zoals bijvoorbeeld aantal inschrijvingen, doorlooptijd tot eerste gesprek enz., tonen getallen. Meetwaarden zijn altijd numeriek.

Het toevoegen van velden en meetwaarden gebeurt door het veld of meetwaarde te selecteren met de linkermuis en deze te verslepen naar de gewenste plek in de rapportage. Een alternatieve manier is het veld of meetwaarde met de rechtermuisknop aanklikken en te kiezen voor de optie 'Toevoegen als kolom' of 'Toevoegen als Groep'.

Er zijn diverse extra opties beschikbaar voor de velden en meetwaarden om een rapportage verder te verrijken. Deze extra opties kunnen worden geopend door met de rechtermuisknop op een veld of meetwaarde te klikken.

De optie ‘Gebruik als Veld / Meetwaarde’ is alleen aanwezig wanneer het veld of de meetwaarde niet in gebruikt is de rapportage. 

Extra opties beschikbaar bij Meetwaarden

Zelfgemaakt filters

Naast de door Connexys ingebouwde parameters, die met behulp van het  icoon in te stellen zijn, is het mogelijk om in het rapport zelf filters toe te voegen. Iedere kolom in het rapport kan hiervoor gebruikt worden. Afhankelijk van het type veld of de meetwaarde kan op een filter een bepaalde operatie ingesteld worden.

Een operatie betekent bij een datumveld bijvoorbeeld, dat er gekeken wordt of de datum in dat veld in een bepaalde periode valt die door de gebruiker kan worden opgegeven. Door de optie ‘Toon operatie wel/niet’ te kiezen, kan de werking van het filter aangepast worden. Het is bij een datum filter ook mogelijk om de operatie te wijzigen naar bijvoorbeeld ‘later dan’ of ‘eerder dan’, een in het filter opgegeven referentie datum.

Hierboven staat een voorbeeld van een filter waarbij de operatie (is tussen) getoond wordt. Deze is standaard verborgen:

1. Met behulp van het icoontje bij 1. kan het filter paneel worden verborgen.
2. Met behulp van icoon 2 kunnen alle filters verwijderd of geminimaliseerd worden.
3. Met behulp van icoon 3 kan in dit geval filter A vacature datum vanaf, verwijderd worden of kan de optie ‘Toon Operatie wel/niet’ geselecteerd worden.

Wanneer het een veld met tekst betreft waarop je wilt filteren, kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat het een Multi-select moet zijn, of dat de tekst in het veld moet beginnen met de in het filter ingevoerde waarde, enzovoorts.

Indien nodig kan een veld meer dan één keer worden toegevoegd als filter. Er dient echter rekening mee gehouden te worden dat de filters niet onlogisch worden ingesteld zodat er geen data meer getoond kan worden in het rapport.

Let op; De instelling van de door Connexys ingebouwde parameters bepaalt welke data aanwezig zal zijn in het rapport. Deze moeten dus zorgvuldig gekozen worden. Pas daarna voeg je eigen filters toe. Er kan enkel gefilterd worden op de aanwezige data.

Rapportages opslaan

Het is mogelijk om de eigen gemaakte rapportages op te slaan voor later gebruik. (Uitleg iconen)

Gegevens

Een opgeslagen rapportages toont de meest actuele gegevens. Er hoeft niks gedaan te worden om deze nieuwe informatie in te laden. Dit gebeurt automatisch.

Let op! Wanneer er gebruik wordt gemaakt van datum periodes of filters, kan het zijn dat de nieuwste informatie niet getoond wordt. Dit kan komen doordat de datum filters deze dagen niet meenemen of dat de informatie eruit gefilterd wordt. Bijvoorbeeld een maand rapportage gemaakt in mei worden hergebruikt in juni. Door specifiek te filteren op mei worden gegevens uit juni niet getoond.

Eigen Rapportages

De eigen gemaakte rapportages worden getoond per gebruiker in het rapportage overzicht onder het kopje 'Opgeslagen rapportages door gebruiker'. Deze rapportages zijn alleen beschikbaar voor de gebruiker die ze heeft opgeslagen. Overige gebruikers krijgen deze rapportages niet te zien.

Organisatie Rapportages

Eigen opgeslagen rapportages kunnen ook gedeeld worden met andere gebruikers. Om dit mogelijk te maken open je het rapport en kies je voor 'Opslaan als'. Veranderen eventueel de naam en selecteer dan in het onderste venster de map 'Organizations'. De rapportage zal dan beschikbaar komen voor alle gebruikers onder het kopje 'Organisatie rapportages'op het tabblad Management info.