Data-afscherming is beschikbaar in FastForward om gegevens af te schermen van gebruikers die daar geen toegang toe mogen hebben. Het kan ook ingezet worden om de hoeveelheid informatie te reduceren voor de gebruiker om het werk overzichtelijk te houden. Het is mogelijk om hoofddossiers, zoals vacatures en kandidaten, en ook stamgegevens zoals standaarddocumenten, functienamen en publicatiekanalen af te schermen. Het afschermen van hoofddossiers of stamgegevens gebeurt op basis van de organisatie waar de gebruiker aan gekoppeld is.
In dit artikel worden praktische handvatten gegeven om Data-afscherming in te richten. De volgende onderwerpen zullen behandeld worden:
- Voorbereiden van data-afscherming
- Inrichten van het afschermen van hoofdentiteiten
- Inrichten van het afschermen van stamgegevens
- Inrichten van de organisaties bij de gebruikers
- Overzicht werking Data-afscherming
- Veel gestelde vragen.
Let op! Data-afscherming is een module die apart geactiveerd moet worden door Bullhorn. Deze module is dus niet standaard ingeschakeld.
Voorbereiden van data-afscherming
Een goede voorbereiding is het halve werk, zeker bij data-afscherming. Er zijn een aantal vragen waarvan de antwoorden het inrichten van data-afscherming vergemakkelijken.
Vragen
- Mogen de gebruikers bepaalde stukken informatie niet zien of wordt de hoeveelheid informatie gereduceerd? Of worden beide opties toegepast?
- Is de organisatiestructuur gedetailleerd aanwezig in de applicatie?
- Welke gebruiker moet toegang hebben tot welke organisatie?
- Zijn er gebruikers in meerdere landen? Is het noodzakelijk om de stamgegevens af te schermen? Is het reduceren van deze lijsten nodig?
Inrichten van het afschermen van hoofdentiteiten
De hoofdentiteiten bestaan uit de vacatures, kandidaten, inschrijvingen, organisaties, contactpersonen, contacten, voordrachten en evenementen.
Bij de meeste organisaties is het wenselijk dat recruiters en managers alleen hun eigen informatie zien. De overige gegevens mogen niet inzichtelijk worden. Deze wens is per standaard tabblad, ook wel de hoofdentiteiten genoemd, in de applicatie in te stellen.
Per hoofdentiteit zijn er toegangsregels beschikbaar. Met deze toegangsregels kunnen de diverse manieren van toegang tot de informatie aangestuurd worden.
Toegangsregels
Een toegangsregel regelt de toegang tot de informatie in een specifiek hoofdentiteit. Per hoofdentiteit kunnen er andere toegangsregels beschikbaar zijn. Per toegangsregel staat een korte omschrijving van de uitwerking. Het activeren van de toegangsregels werkt in alle hoofdentiteiten exact hetzelfde.
| Entiteit | Geeft aan welke entiteit op dit moment aangepast wordt |
| Soort Entiteit | Geeft aan of het een hoofdentiteit of stamgegeven is. |
| Afgeschermd | Elke toegangsregel is apart in- of uit te schakelen. Hierdoor wordt het mogelijk om data-afscherming in te richten zonder dat de gebruikers hier hinder van ondervinden. |
| Toepassingswijze | Hier staat vermeld hoe de toegangsregels worden behandeld en hoeveel toegangsregels moeten gelden. |
| Laatste wijziging | De applicatie houd hier automatisch bij wanneer de toegangsregel gewijzigd is en door wie dit gedaan is. |
Het is mogelijk, en ook zeker aan te raden, om alle toegangsregels in te richten zonder data-afscherming te activeren.
Inrichten van het afschermen van stamgegevens
Het afschermen van stamgegevens wordt voornamelijk gebruikt om lange lijsten met keuzes te reduceren tot wat voor de gebruiker relevant is. Zo is het mogelijk om verschillende labels of merken binnen 1 moeder organisatie alleen beschikbaar te stellen voor de juiste recruiters.
Bijvoorbeeld, Moederorganisatie A kent 2 merken, Merk A en Merk B. Beide merken hebben hun eigen recruiter. De kandidaten zijn voor iedereen inzichtelijk, maar de standaarddocumenten en afwijsredenen zijn specifiek voor 1 merk bedoeld.
Per soort stamgegeven kan er bepaald worden of het afgeschermd moet worden. Vervolgens kan per individueel stamgegeven aangegeven voor welke organisatie het beschikbaar is.
Het inrichten is eenvoudig te realiseren.
1: Open het beheermenu 'Toegangsregels' en bekijk 'Afgeschermde entiteiten'.
2: Selecteer of zoek het gewenste stamgegeven (In dit voorbeeld standaarddocumenten)
3: Klik op de naam van de entiteit om het detail menu te openen.
4: Klik op 'Bewerken'
5: Zet 'Afgeschermd' op Ja. En sla dit op.
6: Ga terug naar het tabblad Beheer
7: Open het beheermenu 'Afscherming stamgegevens'
8: Klik op 'Nieuw'
9: Vul het 'Toegangsregel invoeren' menu volledig in.
10: Sla het geheel op. Het eerste stamgegeven is nu afgeschermd.
Let op! Het inrichten van afscherming op stamgegevens kan onderhoudsintensief zijn. Elk nieuw stamgegeven dat afgeschermd wordt moet ook worden toegevoegd aan de lijst. Anders wordt het beschikbaar voor alle organisaties en gebruikers.
Inrichten van de gebruikers
Zodra alle regels zijn ingeregeld en stamgegevens zijn voorzien van het juiste label, zijn de gebruikers aan de beurt. Zodra de gebruikers worden toegewezen aan een organisatie én alle of bepaalde toegangsregels geactiveerd zijn, is data afscherming actief.
Het toevoegen van een gebruiker aan een organisatie is in te regelen via gebruikersbeheer.
1: Ga naar Beheer en open het beheermenu 'Gebruikers'.
2: Selecteer een gebruiker die toegang gaat krijgen tot bepaalde organisatieonderdelen
3: Klik op 'Nieuw' in de balk 'Toegang tot gegevens van organisatie onderdelen'.
4: Selecteer het juiste organisatieonderdeel.
4a: Herhaal stap 3 en 4 indien de gebruiker toegang moet hebben tot meerdere organisatieonderdelen.
5: Klik op 'Opslaan'.
Een van de gebruikers is nu voorzien van afscherming en heeft nu alleen toegang tot informatie behorend
Overzicht werking data-afscherming
Een schematisch overzicht van de verschillende koppelingen tussen hoofdentiteiten.
Veelgestelde vragen.
- V: Hoe werkt de gebruikers toegangsregel precies?
A: Het is de lastigste toegangsregels en voornamelijk bruikbaar voor teams van recruiters die toegang moeten hebben tot dezelfde informatie.
"Een ingelogde gebruiker heeft toegang tot een contactpersoon als de contactpersoon is gekoppeld aan een gebruiker die is gekoppeld aan organisatie-onderdeel waar de gebruiker toegang toe heeft"
Bijvoorbeeld: Recruiter A heeft geen toegang tot Vacature B. Recruiter A mag wel bij Recruiter B die toegang heeft tot Vacature B. Omdat Recruiter A en B gekoppeld zijn aan dezelfde organisatie krijgt Recruiter A via Recruiter B toegang tot Vacature B.
In de meeste situaties is de toegangsregel 'Gebruiker' niet noodzakelijk en adviseren wij dan ook om deze toegangsregel op 'Actief' 'Nee' te zetten.
- V. Is het ook mogelijk om bepaalde gebruikers niet af te schermen?
A: Ja. Het is mogelijk om een 'vrijstelling van afscherming' te maken voor een gebruiker. Dit is zeer eenvoudig uit te voeren. Door geen organisaties toe te wijzen aan de gebruiker, krijgt de gebruiker automatisch toegang tot alle informatie.
- V. Is er onderhoud nodig na het inrichten van data-afscherming?
A: Ja. Het opvoeren van nieuwe stamgegevens of gebruikers moet correct gedaan worden. Met incorrecte invoer kan er informatie beschikbaar komen voor gebruikers die dat niet mogen of willen zien. Meer informatie hierover in deze handleiding.
- V. Waarom kan ik nog steeds contactpersonen zien niet onder mijn organisaties vallen?
A: Sommige contactpersonen staan gekenmerkt als Extern Bureau. Op het moment dat contactpersonen dit kenmerk krijgen zullen zij altijd zichtbaar zijn. Een Extern Bureau zou namelijk nooit onder de eigen organisatie mogen vallen en zouden anders ook niet zichtbaar zijn voor de interne organisatie.
Opmerkingen