Rapporteren op gesprekken

Bijgewerkt:
Volgen

In de meeste sollicitatieprocedures worden verschillende soorten gesprekken gehouden. Een gemiddelde kandidaat die wordt aangenomen zal 3 gesprekken krijgen voordat hij of zij collega genoemd mag worden. Het rapporteren op deze gesprekken en de hoeveelheid gesprekken is belangrijk. Het geeft een goed beeld van de hoeveelheid tijd en inspanning die een vacature of een organisatie van jou als recruiter vraagt. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je deze rapportage kunt maken. 

Belangrijk!

Voordat het rapporteren mogelijk is, is het noodzakelijk dat gesprekken goed geregistreerd worden. Dat betekent dat er per gesprek een reden wordt aangegeven. Je mag uiteraard zelf de redenen beheren. In het artikel 'Gespreksredenen' wordt het beheer uitgelegd. 

Er zijn 2 rapportagevragen om te beantwoorden. 

Hoeveelheid gesprekken per vacature

De hoeveelheid gesprekken per vacature is te meten in de rapportage 'Vacatures'. Met de volgende stappen krijg je een overzicht van de hoeveelheid gesprekken per vacature. 

Open de rapportage 'Vacatures'. De rapportage zal zich openen met een aantal standaard kolommen en voorbeeld data. Je ziet dus niet direct alle informatie. 

1. Klik op de optie 'Kruistabel', rechtsboven. 

2. Verwijder alle velden in de 'Regels' met het kruisje.

3. Linksonder in het scherm zijn meetwaarden aanwezig. Hier staan diverse gespreksredenen tussen. Voeg de meetwaarde 'Aantal gesprekken' toe aan de Kolommen. 

4. Voeg het veld 'Vacaturenaam' toe aan de Regels. 

5. Wordt er gebruik gemaakt van specifieke gespreksredenen, voeg deze Meetwaarden ook toe. Let op! De meetwaarden tonen de categorieën van de gespreksredenen, niet de exacte naam zoals je in de applicatie gebruikt. 

Je krijgt het volgende resultaat. Deze instellingen geven inzicht in de gesprekken bij een specifieke vacature. 

6. Optioneel: Klik op , links in het scherm. Hiermee kan de rapportage opgeslagen worden voor hergebruik. De rapportage is alleen voor jou beschikbaar. De Customer Service kan het rapport inzichtelijk maken voor alle gebruikers. 

7. Optioneel: Klik op , links in het scherm. Hiermee kan de rapportage geëxporteerd worden in diverse formaten. 

Je hebt nu een overzicht van gesprekken bij de vacatures. Er worden ook vacatures zonder gesprekken getoond. In de stappen hieronder worden de vacatures zonder gesprekken eruit gefilterd. 

8. Ga naar de meetwaarden en klik met de rechtermuis op 'Aantal gesprekken'. Kies voor de optie 'Maak een filter'. Het filter verschijnt aan de rechterzijde. 

9. Stel de eerste regel van het filter in op 1. Dit zorgt ervoor dat alleen vacatures met gesprekken getoond worden. 

Het resultaat is een rapport dat een overzicht geeft van alle gesprekken die gevoerd worden per vacature. Per vacature wordt ook een totaal nummer opgeleverd. 

Hoeveelheid gesprekken per organisatie

Het is ook mogelijk om per organisatie een overzicht te creëren met alle gevoerde gesprekken. Hiervoor zijn de volgende stappen nodig. De rapportage 'Vacatures' staat open.  

Volg de stappen zoals hierboven met een enkele wijziging. 

1. Voeg het veld 'Organisatie' toe in plaats van de kolom 'Vacaturenaam' te verplaatsen. Het veld 'Vacaturenaam' mag verwijderd worden. 

Dit geeft het volgende eindresultaat: 

Optioneel kan dit resultaat ook weer gesorteerd worden per vacature, zodat de hoeveelheid gesprekken per organisatie per vacature aangegeven kan worden. 

2. Voeg het veld 'Vacaturenaam' toe aan de Regels. Plaats het veld achter het veld 'Organisatie'. Dit levert het volgende resultaat op: 

Hoeveelheid gesprekken in bepaalde periode

Wil je een bepaald kwartaal van het jaar meten? Dan kunnen die specifieke dagen worden aangegeven. De rapportagemodule biedt de mogelijkheid om de hoeveelheid informatie te filteren op een bepaalde periode of datum. Deze optie zit achter deze knop  en is in alle rapportages beschikbaar.

Deze optie is te combineren met de voorbeelden die hierboven staan omschreven. 

Opmerkingen