Vragenlijsten

Vragenlijsten in de applicatie kun je gebruiken voor meerdere doeleinden. In dit artikel wordt uitgelegd hoe de vragenlijst ingezet kan worden in de applicatie.

• Aanmaken vragenlijst
• Invoeren antwoorden
• Antwoordafhankelijke vragen
• Versturen vragenlijst
• Kandidaatsdossier
• Vragenlijst als preselectie
• Vragenlijst als workflowonderdeel
• Vragenlijst versturen naar contactpersoon
• Vragenlijst als Indienstformulier

Aanmaken vragenlijst

Vragenlijsten kun je aanmaken en beheren in het tabblad ‘Beheer’. Onder het onderdeel ‘Configuratie’ vind je de optie ‘Vragenlijst beheer’.

Als je klikt op ‘Vragenlijst beheer’ kun je via de button ‘Nieuw’ een nieuwe vragenlijst aanmaken. Geef de vragenlijst een naam, voer een korte omschrijving in (collega’s kunnen hieraan zien wat voor vragenlijst het is) en sla deze op. De nieuw aangemaakte vragenlijst wordt vervolgens direct geopend.

Je kan desgewenst de naam en omschrijving van de nieuwe vragenlijst op een later moment aanpassen.

Invoeren vragen

Zodra de vragenlijst is aangemaakt, kun je hieraan vragen koppelen. Klik op ‘Nieuw’ om een nieuwe vraag aan te maken.

 

Het vraag invoerscherm

De velden die ingevuld moeten worden bij het invoeren van de vragen zullen hieronder worden besproken.

Volgnummer

Het volgnummer bepaalt in welke volgorde de vragen worden gesteld. De volgnummers werken in stappen van 10 dus vraag 1 is volgnummer 10, vraag 2 is volgnummer 20. Wil je later een vraag toevoegen tussen vraag 10 en 20? Dan vul je een volgnummer daartussen in, bijvoorbeeld 15. Op deze manier hoef je de volgnummers van overige vragen niet aan te passen.

Volgnummer is een verplicht veld.

Vraag

Vul hier de vraag in. De vraag mag maximaal 4.000 karakters bevatten. 

Verplicht

Je kunt per vraag bepalen of deze wel of niet verplicht is om in te vullen.

Typen vragen

Er zijn zes verschillende type vragen, namelijk:

Type	Eigenschappen
Datum	Als het antwoord een datum moet bevatten, geef je deze optie aan. Het antwoord moet voldoen aan het datumformaat: DD-MM-JJ.
Tekst	Vergelijkbaar met een open vraag. Het antwoord kan dus een korte tekst zijn. Aan het antwoord kan geen score worden gekoppeld. Afhankelijk van het antwoord kun je aangeven wat de volgende vraag moet zijn. Lees meer hierover in paragraaf 2.3.
Multiple Select	Er kunnen meer antwoorden worden gedefinieerd en geselecteerd.
Numeriek	Het antwoord mag alleen cijfers bevatten.
Single Select	Uit meerdere antwoorden kan slechts één antwoord worden geselecteerd. Per antwoord mag een vervolgvraag worden gesteld. Afhankelijk van het antwoord kun je aangeven wat de volgende vraag moet zijn. Lees meer hierover in paragraaf 2.3.
Memo	Het memoveld mag maximaal 2.000 karakters bevatten.
Flipbase video-opname	Er mag een video worden opgenomen. Binnen 30 seconden moet een vraag via een video beantwoord worden. (Alleen beschikbaar met de Flipbase module)

Elk teken dat je invoert wordt gezien als één karakter. Bijzondere leestekens zoals é en â worden gezien als twee karakters. Enters tellen ook als twee karakters. Houd hier rekening mee.

Titel van de vraag

Elke vraag kun je een titel geven, je mag maximaal 150 karakters gebruiken.

Tekst boven en onder

Onder en boven de vraag kun je een korte toelichting toevoegen. Je mag per veld maximaal 900 karakters gebruiken.

Laatste vraag

Geef hier aan of dit de laatste vraag is. Bij de vragen van het type Single en Multiple Select kun je aangeven wat afhankelijk van het antwoord de volgende vraag moet zijn. Hierdoor is het mogelijk om meerdere vragen als laatste vraag aan te merken. Lees meer hierover in paragraaf Antwoordafhankelijke vragen

Invoeren antwoorden

Na het invoeren van de vragen, kun je de antwoorden invoeren. Wanneer je kiest voor een vraag van het type single of multiple select wordt er een extra sectie geladen, de sectie ‘Antwoorden’. Hier kun je alle antwoorden van de vraag inzien of via de knop ‘Nieuw’ een nieuw antwoord invoeren.

Je kunt nu voor de geselecteerde vraag een antwoord opgeven. In het veld ‘Antwoord’ kun je maximaal 360 karakters kwijt.

Zodra je het antwoord opslaat, wordt de vraag bijgewerkt met het nieuwe antwoord. Vervolgens wordt een overzicht getoond van alle vragen en de daarbij behorende antwoorden.

 Antwoord invoer scherm

Hieronder een toelichting van de overige velden; volgnummer en score.

Volgnummer

De applicatie vult automatisch het volgnummer van het antwoord in, dit bepaalt in welke volgorde de antwoorden worden getoond. De volgnummers werken in stappen van 10 dus vraag 1 is volgnummer 10, vraag 2 is volgnummer 20. Als je de volgorde wilt aanpassen, kun je het volgnummer zelf wijzigen.

Score

Per antwoord kun je een score opgeven. De score bepaald eigenlijk hoe belangrijk jij een bepaald antwoord vindt.

Bijvoorbeeld:

Bij de vraag ‘Wil je verhuizen’ worden twee antwoorden gegeven. ‘Ja’ en ‘Nee’. Je vindt het belangrijk dat de kandidaat flexibel is en wilt verhuizen. ‘Ja’ geef je dus een hogere score dan ‘Nee’.

De totale score bepaalt vervolgens de vervolgstap met een kandidaat, bijvoorbeeld of deze direct wordt afgewezen. 

Antwoordafhankelijke vragen

De situatie komt vast bekend voor: je krijgt de vraag of je alleenstaand of heb je een partner'. Je beantwoord de vraag met ‘Alleenstaand’. Dan zit je niet te wachten op de vervolgvraag ‘Heb je kinderen?’. Je kunt in Connexys afhankelijk van het antwoord bepalen wat de vervolgvraag is. Gebruik hiervoor de typen Single en Multiple select. 

Per antwoord is het mogelijk om de volgende vraag aan te geven. Als bij antwoord ‘Nee’ een aantal vragen overgeslagen kan worden, dan kun je bij het antwoord ‘Nee’ de volgende vraag instellen. Dit doe je in het veld ‘Volgende vraag’. Je kunt de vervolgvraag pas selecteren als deze ook is aangemaakt. Wij raden dan ook aan eerst alle vragen aan te maken en daarna pas de volgorde te bepalen door de vraag te bewerken.

Alleen de vragen met een hoger volgnummer worden getoond als vervolgvraag.

 

Vervolg vraag optie

Bedenk goed wanneer je een volgende vraag invoert, wat de route moet zijn. Voor het overzicht kun je het algemene overzicht van vraag en antwoord gebruiken.

Door meerdere vragen als laatste vraag aan te merken, kun je zelf bepalen wanneer de vragenlijst wordt beëindigd.

Versturen vragenlijst

Je kunt een vragenlijst zowel naar één kandidaat versturen als ook naar een groep kandidaten door middel van een een groepsgewijze actie.

Groepsgewijs versturen

Wil je dezelfde vragenlijst naar meerdere kandidaten versturen? Dat kan via groepsgewijs werken. Je kunt de optie ‘Groepsgewijs’ op meerdere plekken in de applicatie terugvinden. Wanneer de juiste kandidaten zijn geselecteerd, kan de actie ‘Vragenlijst toesturen’ worden uitgevoerd.

Standaard document

Een vragenlijst kun je toesturen op basis van een standaarddocument. Kandidaten ontvangen een mail met de link daarin. Als kandidaten hierop klikken, kan de vragenlijst worden ingevuld. Tevens zal het standaarddocument de juiste merge items tonen om de vragenlijst goed te kunnen versturen. Let er goed op dat de Vragenlijst merge items gebruikt worden in het document, anders ontvangt de kandidaat of contactpersoon geen vragenlijst!

Geldigheid vragenlijstformulier

De link naar de pagina waarop de vragenlijst zichtbaar is voor de kandidaat is onbeperkt geldig. Wanneer de vragenlijst is ingevuld, dan zijn de vragen en antwoorden niet meer zichtbaar op de pagina. De pagina toont dan een melding dat de vragenlijst al is ingevuld.

Kandidaatsdossier

Als je gebruikt maakt van de module Vragenlijsten dan wordt er een onderdeel ‘Vragenlijsten’ toegevoegd in het kandidaatsdossier. Hierin worden alle vragenlijsten opgeslagen die door de kandidaat zijn ingevuld. Als je klikt op een specifieke vragenlijst, kun je de antwoorden terugvinden.

Als de vragenlijst verstuurd is aan de kandidaat, wordt dit als een contact aangemerkt.

Als een vragenlijst verandert die al door de kandidaat is ingevuld, dan heeft dit geen invloed op de eerder gegeven antwoorden van de kandidaat. Het kandidaatsdossier geeft dus altijd de gestelde vragen met de antwoorden van de kandidaat weer.

Vragenlijsten als preselectie

De vragenlijst kan voor meerdere doeleinden worden ingezet. Hieronder bespreken wij in het kort hoe de vragenlijst werkt als je deze als preselectie instrument inzet of als onderzoeksinstrument en onderdeel laat uitmaken van de workflow.

Preselectie

De vragenlijst kun je inzetten als preselectie instrument bij een vacature. Dit kun je aangeven in het vacaturedossier in het onderdeel ‘Vragenlijst op Sollicitatieformulier’. 

Automatisch afwijzen

Je kunt hier ook kiezen voor automatisch afwijzen. Op basis van een bepaalde score wordt een kandidaat dan automatisch afgewezen. Het automatisch afwijzen van een kandidaat, op basis van een vragenlijst, werkt alleen wanneer de kandidaat zichzelf via het sollicitatieformulier heeft ingeschreven. 
Bij een handmatig ingevoerde inschrijving is automatisch afwijzen niet mogelijk.

Instellen termijn automatisch afwijzen o.b.v. van vragenlijst
De optie automatisch afwijzen (op basis van een vragenlijst) die ingesteld kan worden bij een vacature zorgt ervoor dat een kandidaat automatisch wordt afgewezen per e-mail. Wanneer deze afwijzing naar de kandidaat wordt verstuurd, is in te stellen. Zowel het aantal werkdagen als het tijdstip is instelbaar per vacature. Standaard staat deze instelling ingesteld op het versturen van de e-mail op de volgende werkdag om 11:55 uur ‘s ochtends. Wanneer een kandidaat bijvoorbeeld zondagavond om 23:30 solliciteert krijgt hij de automatische afwijzing de volgende dag om 11:55 uur.

Voorbeeld:

Dus ik heb 5 vragen beantwoord met 1. Nee (score: 0) 2. Overige (score:0) 3. Nee (score: 0) 4. Ja (score: 10) 5. Ja (score: 10) Totaal is mijn score hiermee 20. Er is ingesteld dat als mijn score lager dan 50 is dat ik word afgewezen. Op basis van de score zou ik dus worden afgewezen.

Wil je van deze optie gebruikmaken dan is het belangrijk dat je de minimale score van vragenlijst toekent zodat alle kandidaten met een lagere score worden afgewezen.

Om de vragenlijst als preselectie instrument te gebruiken, moet de site worden aangepast. 

Vragenlijst als onderdeel van de workflow

Standaard is de stap 'Vragenlijst toesturen' beschikbaar tijdens het stappen invoeren. Hiervoor dient wel het vinkje 'Toon alle stappen' geselecteerd te worden. 

Om de vragenlijst te integreren in de workflow, is een kleine workflow aanpassing benodigd. Dit kan door elke beheerder aangepast worden via Workflows. In de handleiding 'Workflow aanmaken, beheren en uitbreiden' worden de stappen besproken. 

Het aanpassen van de workflow heeft gevolgen voor de werking van de applicatie. Mochten er twijfels ontstaan over de gemaakte workflow, neem dan contact op met de Connexys Servicedesk.

Vragenlijst versturen naar contactpersoon

Er zijn situaties waarbij het gemakkelijk is om een contactpersoon een vragenlijst in te laten vullen over de kandidaat. De vragenlijstmodule voorziet ook in deze mogelijkheid. Via de volgende stappen kan een vragenlijst verstuurd worden naar een contactpersoon.

Let op! De vragenlijst gaat naar de contactpersoon, maar wordt opgeslagen in het kandidaatsdossier.

1: Open een kandidaatsdossier

2: Klik op 'Nieuw' bij Stappen en kies de optie 'Vragenlijst versturen'

3: Selecteer de juiste vragenlijst voor de contactpersoon over de kandidaat

4: Selecteer bij de optie 'Versturen aan contactpersoon', Ja

5: Selecteer de juiste contactpersoon.

6: Klik op 'Opslaan en communiceren met contactpersoon'

7: Stel de e-mail op. Denk hierbij aan de vragenlijstlink die de contactpersoon moet ontvangen. Gebruik eventueel merge-items om de e-mail snel op te stellen.

8: De vragenlijst is verstuurd. In het kandidaatsdossier staat vermeld aan welke contactpersoon de vragenlijst is verstuurd en of deze vragen reeds zijn ingevuld.

Een praktijkvoorbeelden voor deze functionaliteit zijn aannameformulieren voor de managers of gespreksevaluaties voor deelnemers bij een gesprek met een kandidaat.

Vragenlijst als Indienstformulier

Vragenlijsten mogen ook ingezet worden als Indienstredingsformulier. Op deze wijze wordt er voor gezorgd dat alle informatie over de nieuwe collega beschikbaar is en direct overgeplaatst kan worden in een Personeelsadministratiesysteem of HRM pakket zoals AFAS.

De indienst vragenlijsten zijn exact gelijk aan de andere vragenlijsten. Indienst vragenlijsten kunnen verstuurd worden in de stap 'Aanbieding doen'. Er is een extra mogelijkheid beschikbaar om bij de aanbieding een vragenlijst te versturen.

Let op! De indienst vragenlijsten zijn een apart onderdeel van de Vragenlijsten module. Dit moet allebei worden ingeschakeld door Connexys. Geeft dit aan bij een eventuele aanvraag.