Zodra de inrichting van data-afscherming afgerond is, begint het beheer en onderhoud. Ongeacht de gemaakte keuzes moet er bij het invoeren van nieuwe stamgegevens en gebruikers gelet worden op specifieke onderdelen. In dit artikelen worden deze onderdelen uitgelegd. De handelingen in dit artikel kunnen alleen door een Beheerder uitgevoerd worden.
Invoeren van gebruikers
Het opvoeren van een nieuwe gebruiker kan via de volgende stappen worden gedaan.
1. Ga naar beheer, Gebruikers
2. Klik op 'Nieuw' en voer de details in van de nieuwe gebruiker
Na het opslaan van de gebruiker, wordt het gebruikersdossier getoond.
3. Voer bij 'Toegang tot gegevens van organisatie onderdelen' de gewenste onderdelen in.
4. (Optioneel) Zodra de juiste organisatie onderdelen zijn ingesteld, kan dit gecontroleerd worden via de actie 'Inloggen als deze gebruiker'. Deze actie is beschikbaar in het linkermenu.
Let op! De gebruiker ziet alleen informatie van de geselecteerde organisatie onderdelen. Indien de gebruiker teveel mag zien, controleer de data afscherming instellingen.
Let op 2! Een gebruiker waarbij geen organisatie onderdeel ingevoerd is, mag altijd alle informatie zien, ook wanneer data afscherming ingesteld staat.
Invoeren van stamgegevens
Data afscherming biedt ook de mogelijkheid om stamgegevens lijsten te beperken. Gebruikers zien alleen wat benodigd is. De volgende stappen dienen bij elk nieuw stamgegeven dat afgeschermd wordt, uitgevoerd te worden. In het onderstaande voorbeeld wordt een nieuw standaarddocument opgevoerd.
1. Ga naar Beheer, Standaarddocumenten en voer het gewenste standaarddocument op.
2. Noteer of onthoud de naam van het standaarddocument (Recent bekeken in het linkermenu, is ook heel goed in het onthouden van namen)
3. Ga naar Beheer, Afscherming stamgegevens en klik op 'Nieuw'.
4. Selecteer bij stamgegevens het gewenste stamgegeven en voer de overige 3 velden in. En klik op opslaan.
Uitleg van de velden:
- Stamgegeven: Biedt een lijst van alle af te schermen stamgegevens.
- Naam: Het veld naam wordt beschikbaar zodra een stamgegeven is gekozen. In dit veld wordt het exacte stamgegeven geselecteerd. (vul hier de onthouden naam in)
- Organisatieonderdeel: Dit veld wordt gebruikt om het organisatieonderdeel aan te geven voor wie het stamgegeven beschikbaar is.
- Inclusief sub-onderdelen: Dit veld geeft aan of onderdelen onder de geselecteerde organisatie ook gebruik mogen maken van het stamgegeven.
5. Het opgevoerde stamgegeven is nu alleen nog beschikbaar voor de geselecteerde organisaties. Het is mogelijk om meerdere organisaties op te voeren voor hetzelfde stamgegeven. Per onderdeel is een eigen opvoer nodig.
Tip! Deze functionaliteit wordt veel gebruikt om lijsten van gebruikers in te korten en hun werk sneller en overzichtelijker te maken. Stamgegeven afscherming kan los worden ingericht van data afscherming.
Opmerkingen