FastForward kent vier eindpunten in het proces. Afgewezen, uitgeschreven, aangenomen en in portefeuille. In sommige situaties is het handig om kandidaten tijdelijk te kunnen parkeren zonder daar de status in portefeuille bij te hoeven gebruiken. Dit is immers een eindpunt waardoor de kandidaten uit de workflow en zo uit beeld kunnen verdwijnen.
In dit artikel wordt er uitgelegd hoe je een workflow kan bouwen met daarin Actiebakken en een tijdelijke portefeuille bak, de 'in reserve' bak. Deze handleiding kan gecombineerd worden met de 'Extra gespreksbakken' handleiding om zo een workflow te creëren met extra werkbakken en gespreksopties.
Recept Uitgebreide workflow
Benodigd:
- Beheerrechten tot Workflow beheer
- Maximaal een uur
- Inzicht in het reguliere proces. Hoe verloopt een sollicitatie en wanneer wordt een kandidaat geparkeerd of juist afgewezen.
Voorwaarden:
Met de onderstaande stappen wordt een workflow aangemaakt die kijkt naar inschrijvingen op vacatures. Deze workflow biedt meer werkbakken.
Tevens is het noodzakelijk dat er gewerkt gaat worden met Eindbeoordelingen in beoordelingen of voordrachten. In de meeste situaties wordt er met eindbeoordelingen gewerkt vanuit de voordrachten.
Uitvoering:
1. Open het tabblad Beheer en ga naar 'Workflows'
2. Klik op 'Nieuw' (Ik adviseer altijd een nieuwe workflow aan te maken. Dan kan je eenvoudig terug naar het oude proces. Tevens mogen oude workflows gewoon blijven staan. Ze zullen niet tot last zijn of in de weg staan)
3. Geef jouw nieuwe workflow een duidelijke naam.
4. In dit geval maken we een volledig nieuwe workflow. De zichtbaarheid voor Profielen wordt geregeld op een later moment. Laat het veld 'Zichtbaar voor profielen' leeg.
5. Voer bij 'Vervolgstappen' 'Afwijzen' en 'Uitschrijven' in. Deze stappen worden automatisch toegevoegd aan elke workflowbak. Sla dit geheel op.
Het beheerscherm van de nieuwe workflow wordt automatisch geopend. Dit scherm mag van boven naar beneden worden ingevuld. Dit zal in de volgende stappen duidelijk worden.
6. Klik op 'Nieuw' bij Criteria. Criteria worden ingesteld om de workflow te richten op bepaalde inschrijvingen van kandidaten. Het zijn een soort filters. Er worden er 2 verschillende ingevoerd. Bij meer specifieke workflows, zoals een stage workflow, wordt met meer criteria gewerkt.
7. Voer de volgende criteria op. Volg exact dezelfde instellingen.
| Criterium | Referentie | Waardes | Lege waardes? |
| Inschrijving heeft status | Gelijk aan | Lopend | Nee |
| Inschrijving heeft inschrijvingstype | Gelijk aan | Inschrijving voor vacature | Nee |
8. Bij Onderdelen worden de workflowbakken ingevoerd. Hier is het belangrijk dat het eigen proces gevolgd word. Lees goed waar de actiebakken en in reserve bak geplaatst wordt. Die mogen uiteraard naar eigen wens op een andere plaats ingericht worden. (Indien gewenst kunnen hier ook de extra gespreksopties worden doorgevoerd uit de handleiding 'Extra gespreksbakken')
| # | Onderdeel | Referentie | Waardes | Lege waardes? |
| 10 | Beoordeling (Lopende inschrijving) | - | - | Nee |
| 20 | Voordragen (Lopende inschrijving) | - | - | Nee |
| 30 | Aktie nav eindbeoordeling | Gelijk aan | In reserve nemen | Nee |
|
40 |
Gesprek (voor lopende inschrijving) | - | - | Nee |
| 50 | Aanbieding (voor lopende inschrijving) | - | - | Nee |
| 60 | Aktie nav eindbeoordeling | Gelijk aan | Afwijzen | Nee |
Let op! De waardes ingevuld bij #30 en #60 zijn Eindbeoordelingen. Eindbeoordelingen mogen beheerd worden in het tabblad Beheer. Verschillen kunnen voorkomen.
De bakken #30 en #60 kijken naar een aantal eindbeoordelingen. Zodra een Eindbeoordeling is ingevuld, wordt de kandidaat in deze bak geplaatst. Eindbeoordelingen kunnen gegeven worden in de stappen Beoordeling, Voordracht en Gesprek (Per gesprek 1 eindbeoordeling)
9. Het invoerwerk is nu gedaan. De applicatie zal een groot deel van de vervolgacties oppakken. Klik op de knop 'Workflow genereren'. De workflow wordt nu opgebouwd en verschijnt bij de sectie 'Statussen'.
10. De workflowbakken mogen gevuld worden. Druk op de knop 'Statussen vullen'. Dit zorgt ervoor dat de kandidaten in de juiste workflowbak terecht komen. Afhankelijk van de hoeveelheid kandidaten die in de databank staan, duurt dit ongeveer 15 minuten tot maximaal 4 uur.
11. De Workflow heeft nu 2 bakken met exact dezelfde naam, aktie nav eindbeoordeling. Het is handig om de twee bakken een herkenbare naam te geven. Klik hiervoor op de Workflowbak die je wilt aanpassen in het 'Statussen' overzicht.
12. Pas bij de sectie 'Vertalingen' de naam aan van de Workflowbak. Herhaal dit proces voor elke bak waarvan je de naam wilt aanpassen. Dit is eenmalig wat werk. Het maakt het overzicht een heel stuk duidelijker.
13. De Workflow is nu klaar om in gebruik te nemen. Klik helemaal bovenaan op 'Bewerken' om de Workflow zichtbaar te maken voor de juiste gebruikers.
Voeg bij 'Zichtbaar voor profielen' de gebruikersprofielen toe. De workflow wordt zichtbaar voor iedereen met dat gebruikersprofiel. Gebruikers krijgen ook een nieuw dashboard portaal te zien met daarin de nieuwe workflowgegevens.
14. De oude workflow kan uit beeld geplaatst worden. Open via het tabblad Beheer > Workflows de oude workflow. Vaak heet deze 'Workflow gerichte sollicitaties'. Verwijder hier de gebruikersprofielen. Klik op Bewerken om de gebruikersprofielen te verwijderen.
Op het gebied van de Workflows zijn we nu klaar. De volgende stappen zullen voornamelijk gericht zijn op het inrichten van de applicatie op de eindbeoordelingen.
Eindbeoordelingen bij voordracht
In de meeste situaties wordt de Eindbeoordeling ingevuld bij de voordrachten. Ontvangers van een voordracht mogen, indien ingesteld, ook een eindbeoordeling geven. Via de onderstaande stappen wordt het voordrachtenscherm ingesteld voor eindbeoordelingen bij een voordracht.
15. In het voordrachtenscherm is een kolom of 'Eindbeoordeling' beschikbaar. Deze kolom moet ingesteld worden voor alle contactpersonen.
Open via het tabblad Beheer > Weergave van kolommen bij reactie op voordracht. Filter op de kolom 'Eindbeoordeling'. Controleer of de kolom op 'Toevoegen en wijzigen' ingesteld staat voor alle soorten contactpersonen.
Voor de voordrachten via de Manager portal, open via het tabblad Beheer > Manager Portal Instellingen. Stel 'Is het veld toelichting verplicht bij een voordracht?' in op Ja. Controleer of de instellingen bij 'Voordrachten - Wie ziet wat?' op 'Toevoegen en wijzigen' ingesteld staan voor de juiste contactpersoon types.
16. Indien de kolom niet ingesteld staat, klik op op 'soort contactpersoon'. Wijzig de toegang naar 'Toevoegen en wijzigen'.
Met deze instellingen kunnen de ontvangers van voordrachten nu ook Eindbeoordelingen geven aan kandidaten en zo de Workflow aansturen.
Let op! Indien een kandidaat meerdere malen is voorgedragen, zal de workflow kijken naar de laatst registreerde eindbeoordeling.
Mocht de nieuwe workflow niet bevallen, dan kan de oude workflow altijd terug gezet worden. Zowel de nieuwe als de oude workflow zullen kandidaten in de juiste bakken blijven plaatsen, ook wanneer ze niet zichtbaar zijn.
Mocht je vragen hebben over het aanpassen van de workflow, laat gerust een bericht achter, wij helpen je graag.
Opmerkingen