Webservice

De Webservice is een service die Bullhorn biedt t.b.v. uitwisselen van gegevens tussen FastForward en een personeelsinformatiesysteem (PIS), bijvoorbeeld ADP, AFAS of Centric. Andere systemen staat het ook vrij om van de webservice gebruik te maken.

De webservice maakt gebruik van SOAP, een wereldwijde standaard om gestructureerd data uit te wisselen. Belangrijk om te weten is dat wij SOAP v1.1 gebruiken.

De webservice is bereikbaar op de volgende adressen:

• Productie-omgeving: https://ws.connexys.nl/service/service.wsdl
• Acceptatie:-omgeving: https://ws-accp.connexys.nl/service/service.wsdl

Functies

De webservice bestaat uit negen functies:

1. PutOrganisationUnit
   Hiermee kun je zowel de organisatiestructuur als de contactpersonen naar FastForward versturen.
2. PutContactperson
   Hiermee kun je via een apart bestand de contactpersonen overzetten, waarbij je moet aangeven welk type contactpersoon/gebruiker iemand moet krijgen. Let op: indien je gebruik maakt van PutOrganisationStructure dien je ook gebruik te maken van dit endpoint.
3. PutOrganisationStructure
   Hiermee kun je via een apart bestand de organisatie-structuur overzetten. Let op: indien je gebruik maakt van PutContactpersons dien je ook gebruik te gaan maken van dit endpoint.
4. PutPositions
   Hiermee kun je de functies naar FastForward rsturen.
5. PutSalaryLevels
   Hiermee kun je de salarisniveaus naar FastForward versturen.
6. GetHiredCandidates
   Hiermee kun je de aangenomen kandidaten ophalen uit FastForward op basis van de ‘datum van’ en ‘datum tot’ parameters.
7. GetHiredCandidatesByAfasId
   Hiermee kun je de aangenomen kandidaten ophalen uit FastForward op basis van hun AFAS ID.
8. GetOpenVacancies
   Hiermee kunnen de kostenplaatsen met openstaande vacatures worden opgehaald.
9. PutEmployees
   Hiermee kun je mobiliteitsmedewerkers naar de FastForward-applicatie versturen.

PUT-request

Met een PUT-request kun je data importeren (in FastForward). Elk bericht dat middels een PUT wordt aangeleverd, wordt vergeleken met het laatst succesvol geïmporteerde bericht. Dit gebeurt op basis van een zogenoemde CRC-check. Deze check kan geeft aan of het een identiek bericht is of niet. Aan de hand van de uitkomst van deze check voert de webservice één of meerdere van onderstaande acties uit:

• Wanneer het bericht identiek is aan het voorgaande, dan wordt er geen data geïmporteerd.
• Wanneer het bericht nieuwe informatie aanlevert, wordt deze informatie toegevoegd in FastForward.
• Wanneer het bericht minder informatie aanlevert, wordt de oude informatie in FastForward op inactief gezet.

Voor iedere entiteit (bijvoorbeeld een organisatie-onderdeel) die wordt aangeleverd, wordt een externe code verwacht. Aan de hand van deze code identificeren we de identiteit. Wanneer de externe code niet meer wordt meegegeven in een volgend bericht, dan wordt de entiteit op inactief gezet in FastForward.

GET-request

Met een GET-request kun je data uit FastForward exporteren. Alle berichten die via een GET worden aangeleverd, worden verwerkt. Middels GET kun je dus additionele informatie uit FastForward halen voor bijvoorbeeld het PIS. Je kunt tot op zekere hoogte zelf bepalen welke data je juist wel of juist niet opvraagt.

PIS

Het PIS (of een communicatie-service) stuurt berichten aan onze webservice, en op deze wijze voert het een PUT- ofwel een GET-request uit. Vervolgens geeft FastForward een response.

De aangenomen kandidaten komen terecht in een indiensttredings-workflow. De inrichting daarvan gebeurt door het PIS, door een consultant van ADP of Centric. Dit instroomproces is per organisatie anders geregeld.

PutOrganisationUnit

Via PutOrganisationUnit kun je organisatie(structuren) en contactpersonen naar FastForward sturen. Met behulp van het IsUser-attribuut kun je bij een contactpersoon aangeven of voor deze contactpersoon ook een gebruiker moet worden aangemaakt. Wanneer een contactpersoon ook een gebruiker is, dan kan deze inloggen in de applicatie. Het toebedeelde gebruikersprofiel kan door Bullhorn worden ingesteld.

Binnen FastForward kun je instellen wat er uniek moet zijn voor een contactpersoon, ofwel het e-mailadres, ofwel de externe code. Standaard staat dit ingesteld op de externe code.

Aan de hand van de unieke entiteit wordt vervolgens gekeken of dat de contactpersoon al bestaat, als dat het geval is wordt deze bijgewerkt met de nieuw aangeleverde informatie. Als de unieke entiteit nog niet bestaat, dan wordt er een nieuw contactpersoon aangemaakt.

Contactpersonen die niet aan een organisatie unit hangen (refereren) worden niet verwerkt.

Organisaties moeten uniek zijn wanneer ze op hetzelfde niveau zijn. Er kan dus niet twee keer een top-unit worden aangemaakt met dezelfde naam. Organisaties die al in de database bestaan voordat de koppeling wordt geactiveerd, worden samengevoegd met organisaties die via de koppeling binnenkomen. Dit gebeurt indien de naam identiek is.

Signalering

De koppeling kent momenteel nog geen signaleringen.

GetHiredCandidates

Via GetHiredCandidates kun je de aangenomen kandidaten uit FastForward ophalen. De GetHiredCandidates is aan te roepen met een ‘datum vanaf’ en een ‘datum tot’. Vervolgens krijg je alle kandidaten die binnen de aangegeven periode de aanbieding hebben geaccepteerd terug.

Let op: Er wordt dus niet gekeken naar de datum indiensttreding.

Procedure in gebruik nemen Webservice

We onderscheiden twee mogelijke startmomenten voor de in ingebruikname van de webservice, te weten:

1. Bij aanvang van de applicatie.
2. Wanneer de applicatie al enige tijd in gebruik is.

Conversie

In het geval dat de applicatie al in gebruik is, is er nog een conversie nodig. De bestaande organisatie, contactpersonen, functies en salarisniveaus moeten geconverteerd worden. Bullhorn heeft hier de benodigde tools voor, die op basis van Excel een overzicht maken. Vervolgens kun je als klant daarin aangeven welke samengevoegd mogen worden. Op basis daarvan voert Bullhorn een script uit dat dit regelt. Uiteraard doen we dit eerst op acceptatie, en pas bij een akkoord ook op productie.

Let op: Voor de GetHiredCandidates maakt Bullhorn geen scripts die ervoor zorgen dat de informatie correct in je ERP/PIS-systeem terecht komen. Dit dien je zelf te realiseren. Voor ADP, Centric en AFAS geldt dat hiervoor al ondersteuning is van de betreffende leverancier.

Instellingen

Uiteraard zijn er instellingen binnen FastForward beschikbaar die zowel bij ingebruikname als tijdens het gebruik configureert kunnen worden. Voor meer over deze instellingen, zie het artikel: Webservice - Beheer instellingen.

Incidenten melden

Bullhorn heeft een actieve monitoring op de webservice. Wanneer er een incident plaatsvindt, nemen wij contact met je op. Mocht je een incident of iets anders opgevallen zijn in de webservice, dan kun je dit melden d.m.v. een ticket aan te maken of een mail te sturen naar support@connexys.nl. Wij ontvangen dan graag de volgende informatie:

• In welke omgeving komt het incident voor?
• Welk bericht heb je gestuurd (user, wachtwoord, datum vanaf en datum tot)?
• Welke fout denk je dat er optreedt?
• Een voorbeeld van de fout (wanneer mogelijk met bijbehorend bestand).

Wanneer wij op de bovenstaande vragen al een antwoord hebben bij het melden van een incident, dan kunnen wij sneller en effectiever de oplossing vinden voor het incident.

Voorbeelden

In de bijlagen van dit artikel vind je een aantal voorbeeld XML's.