Rapportages maken

Inhoudsopgave

Exportrapportages

Exportrapportages zijn zogeheten 'platte' rapportages. Binnen deze rapportages vind je voornamelijk terug wat er in de applicatie staat of gebeurd.

De rapporten die hier standaard voor beschikbaar zijn gesteld, zijn:

Hier een voorbeeld van een Vacatures-rapport:

  Naar boven

Gegevensrapportages

Wanneer je niet zozeer wilt rapporteren op de data zelf, maar op tellingen, calculaties en dergelijken, dan kun je hier de Gegevens rapportages voor gebruiken.

De rapporten die hier standaard voor beschikbaar zijn gesteld, zijn:

Hier een voorbeeld van een Aantallen-rapport:

  Naar boven

Organisatierapportages

Wanneer je een rapportage opent, kun je deze bewerken; je kunt bijvoorbeeld kolommen toevoegen, verwijderen of verplaatsen. Het aangepaste rapport kun je opslaan. Bij het opslaan krijg je de keuze waar je het wilt opslaan, onder de Organisatie of onder de gebruiker. Wanneer je kiest voor de Organisatie, verschijnt het aangepaste Rapport onder Organisatie rapportages, en is het voor iedereen binnen jouw organisatie met de juiste rechten inzichtelijk.

  Naar boven

Opgeslagen rapportages door gebruikers

Wanneer je bij het opslaan van een rapport kiest voor de Gebruiker, verschijnt het aangepaste rapport onder Opgeslagen rapportages door gebruiker, en is het rapport enkel voor jouw gebruikersaccount inzichtelijk.

  Naar boven

Mobiliteitsrapportages

Rapportages specifiek gericht op Mobiliteit, zijn hier terug te vinden. De rapportages die hier standaard voor beschikbaar zijn gesteld, zijn de volgende:

Hier is een voorbeeld van het Taken-rapport:

  Naar boven

Rapportagescherm

Wanneer je een rapport aanklikt, wordt deze geopend in een nieuw venster of tabblad. Als eerste krijg je een scherm te zien Invoer Besturingselementen. Hier geef je waardes op waar binnen je de rapportage wil draaien, bijvoorbeeld een Datum van en een Datum t/m.

Er is ook een vinkveld, welke standaard aan staat. Dit zorgt ervoor dat wanneer je het rapport later opslaat als Organisatie- of als Gebruikersrapport, de in dit scherm ingegeven waardes ook als standaard zijn ingesteld voor de opgeslagen rapportage.

Wanneer je de besturingselementen hebt ingevoerd, wordt het rapport getoond. Dat ziet er ongeveer als volgt uit:

Hieronder zullen we de onderdelen van dit scherm verder toelichten.

Topic

Onder Topic staan een aantal waardes. Deze kun je slepen naar Kolommen of Groepen om ze toe te voegen aan de rapportage. Met de rechter muisknop kun je ook een Filter aanmaken.

Velden

Onder de categorie Velden verstaan we platte data.

Meetwaarden

Onder de categorie Meetwaarden verstaan we tellingen of calculaties.

Rapport

Menu

Met de knop  kun je de rapportage opslaan in de applicatie en een naam geven. Je kunt de rapportage opslaan onder jouw gebruiker, of onder de Organisatie. Kies je voor de laatste, stel je de rapportage beschikbaar voor andere gebruikers. 

Met de knop  kun je de rapportage opslaan op je computer of het bedrijfsnetwerk. Je kunt de rapportage opslaan in diverse bestandsformaten, te weten:

  • PDF
  • Excel (Excel97-2003 bestandsformaat)
  • CSV
  • DOCX
  • RTF
  • ODT
  • ODS
  • XSLX (Excel 2007 en latere versies)
  • Alleen als tekst

Met de knop  maak je de laatste wijziging ongedaan.

Als je per ongeluk iets ongedaan hebt gemaakt, kun je met de knop  terug naar de situatie daarvoor.

Met de knop  maak je alle wijzigingen ongedaan, en ga je terug naar het originele rapport.

Met de knop  wissel je in een grafiek of kruistabel de assen om.

Met de knop  open je een nieuw scherm, waarin je kunt kiezen op welke velden, in welke volgorde je kunt sorteren.

Met de knop  open je het scherm Invoer besturingselementen opnieuw.

Met de knop  kun je de titel tonen of verbergen. Ook kun je met deze knop de opmaakbalk tonen of verbergen waar de Kolommen en Groepen in staan.

Via  kun je aangeven of je een Tabel wilt zien, een Kruistabel of een Grafiek.

Via  kun je aangeven of je Alle data wilt zien, Voorbeeld data of Geen data.

Kolommen

Hier kun je diverse velden naar toe slepen vanuit de linker kant van het scherm. Deze velden worden vervolgens getoond als de diverse kolommen in een tabel. Via het kruisje kun je de kolom weer verwijderen.

Groepen

Hier kun je diverse velden naar toe slepen vanuit de linker kant van het scherm. Deze velden vormen vervolgens groepen in een kruistabel of grafiek.

Titel

Boven de rapportage kun je een Titel toevoegen. Deze wordt dan ook zichtbaar wanneer je de rapportage exporteert.

Filters

Standaardfilters

Via Filters kun je beperken welke gegevens getoond worden in de rapportage. Een Filter maak je aan door met de rechter muisknop te klikken op een veld of kolom en vervolgens te kiezen voor Maak een filter. De Filters die je op deze wijze aanmaakt komen te staan onder de Standaardfilters.

Wanneer je een Filter hebt aangemaakt, moet er nog gekozen worden waar het Filter aan moet voldoen. Via een pull-down menu kun je kiezen voor diverse opties:

  • is one of (is 1 van)
  • is not one of (is niet 1 van)
  • equals (is gelijk aan)
  • is not equal to (is niet gelijk aan)
  • contains (bevat)
  • does not contain (bevat niet)
  • starts with (begint met)
  • does not start with (begint niet met)
  • ends with (eindigt met)
  • does not end with (eindigt niet met)

Vervolgens kies je de waardes waaraan het Filter moet voldoen.

In het geval dat je Meetwaarden als Filter gebruikt, krijg je de volgende opties erbij:

  • is less than (is kleiner dan)
  • is greater than (is groter dan)
  • is greater or equal to (is groter dan of gelijk aan)
  • is less or equal to (is kleiner dan of gelijk aan)
  • is between (is tussen)
  • is not between (is niet tussen)

Custom Filters

Bij Custom Filters kun je ingewikkeldere Filters aanmaken. Eerst maak je een aantal standaard Filters aan. Deze worden vervolgens aan de rechter kant van het scherm getoond, waar er een letter voor het Filter wordt gezet. Een Custom Filter kun je dan maken door handmatig een kleine 'code' te typen bestaande uit deze letters.

Een voorbeeld hiervan is  'A or (B and C)'
In dit voorbeeld moet er voldaan worden aan Filter A, of aan Filter B en aan Filter C tegelijk.

Naar boven

Opmerkingen