Release 3.10: Aannametraject, Indeed en meer..

Print

Op donderdag 20 oktober wordt de release 3.10 uitgevoerd. De uitrol van deze release start rond 18:00 uur en duurt ongeveer tot 21:00 uur. De applicatie blijft tijdens de release beschikbaar. Deze release bevat de volgende verbeteringen en nieuwe functionaliteiten:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Nieuw

Aannametraject / onboarding
Vanaf deze release bieden wij een nieuwe module aan; Aannametraject. Hiermee wordt het mogelijk om aan een aangenomen kandidaat, middels een aanname formulier, alvast extra informatie uit te vragen voor zijn/haar indiensttreding. Dit formulier is zelf in te richten, zodat je specifiek voor jouw organisatie de benodigde gegevens kan uitvragen bij de kandidaat. Het formulier is opgesplitst in twee delen, een deel dat door de kandidaat ingevuld kan worden en een deel dat de recruiter invult. In de situatie dat de recruiter al in het bezit is van alle benodigde gegevens, kan hij dit traject ook volledig zelf afhandelen zonder deze gegevens uit te vragen bij de kandidaat.

Om dit traject mogelijk te maken is er een workflow item beschikbaar gekomen die zorgt ervoor dat er een stap ‘aanname starten’ wordt toegevoegd aan de workflow. Op het moment dat de recruiter een aanname start voor een kandidaat ontvangt de kandidaat een e-mail met daarin een link naar de kandidaat portal met de melding dat er een aanname formulier klaarstaat. Deze mail wordt verstuurd middels een standaarddocument. Dit document kan naar wens ingericht worden met behulp van merge items, welke speciaal zijn gecreëerd voor de module Aannametraject.

Na het registreren en inloggen in de portal ziet de kandidaat een aannametraject met een aanname formulier. Hier vult de kandidaat zijn gegevens in. 

 

Zodra alle benodigde gegevens zijn ingevuld kan de kandidaat verstuurd worden naar AFAS of een ander personeelsinformatiesysteem (optioneel). Hiermee wordt de aanname afgerond in de applicatie en komt de kandidaat, samen met de ingevulde gegevens, als medewerker in het personeelsinformatie-systeem terecht.

Wil je weten hoeveel aanname-trajecten er lopen? Wat de statussen zijn van de reeds lopende aannames? Ook hier hebben we aan gedacht. Onder Management Informatie zijn rapportages beschikbaar waarmee je deze informatie inzichtelijk kunt krijgen.

Indeed
Er is een koppeling gemaakt met het jobboard Indeed. De koppeling zorgt ervoor dat alle vacatures die in Connexys extern gepubliceerd staan, op bijvoorbeeld de eigen website, gepubliceerd worden op de vacaturewebsite van Indeed (www.indeed.nl/). Op dit moment haalt Indeed al gegevens op van vacatures door middel van scraping (dat wil zeggen: het uitlezen van de vacatures op de eigen site). Met behulp van deze koppeling worden de vacatures die via Connexys geplaatst zijn regelmatig ge-update en wordt de gewenste informatie gepubliceerd. Op Indeed.nl kunnen kandidaten gemakkelijk met hun Indeed CV solliciteren op gepubliceerde vacatures. Deze koppeling is beschikbaar als module.

 

2. Verbeteringen

Inlogmodule applicatie en portals
Beveiliging is een item wat bij Connexys hoog in het vaandel staat en daarom hebben we niet alleen de inlog-module meer gebruiksvriendelijk gemaakt, maar ook de beveiliging op de achtergrond aangescherpt. Alle reeds bestaande functionaliteiten blijven behouden. De techniek achter de inlogmodule is compleet herschreven. Ook hebben we aan de lay-out gewerkt zodat het wat rustiger oogt en meer gebruiksvriendelijk is. De wijze waarop wachtwoorden gereset kunnen worden is nu gewijzigd; Er worden geen (tijdelijke) wachtwoorden meer verstuurd, maar er wordt een link verstuurd per e-mail waarna de gebruiker zelf zijn wachtwoord moet aanpassen.

Een nieuw onderdeel van de inlogmodule, en tevens de grootste wijziging die we hebben doorgevoerd, is dat er nu ook ingelogd kan worden via OAuth. OAuth is een wijze van inloggen op basis van een doorverwijzing. Denk hierbij aan inloggen op de kandidaat- of medewerkerportal met behulp van een Facebook-, Google- of LinkedIn account. Lees meer informatie over OAuth in het Wikipedia-artikel (Engels).

Vacaturekaart in managerportal
Er kunnen nu meerdere vacaturekaarten aangemaakt worden in Beheer. Hierdoor zal de manager altijd de juiste vacaturekaart kunnen invullen, waardoor de vacature nu nog sneller opengesteld kan worden. 

Om het de hiring manager nog makkelijker te maken, bieden wij nu ook de mogelijkheid om in advertentieteksten ook de bedrijfs- en contactinformatie automatisch in te laten vullen op de vacaturekaart. 

Wanneer de vacaturekaart is ingevuld krijgt de verantwoordelijke recruiter een e-mail ter bevestiging. Dit is instelbaar in Beheer bij de desbetreffende vacaturekaart.

De vacaturekaart in de managersportal is uitgebreid met het veld `Beschikbare recruiters’. Dit veld toont in een dropdown-menu de recruiters die in Beheer zijn geselecteerd bij de specifieke vacaturekaart. Indien er geen recruiters geselecteerd zijn in het beheerscherm van de vacaturekaart, dan wordt er een lijst getoond met alle beschikbare recruiters (zoals in de oude situatie).

Het veld `goedgekeurd` is toegevoegd aan de beschikbare vacaturekaart-velden, in de sectie vacature. Het bestaande veld `goedgekeurd` is hernoemd naar `Advertentietekst goedgekeurd`. Bij de verwerking van de vacaturekaart in de managerportal wordt gekeken of dit veld meegegeven wordt. Indien dit niet het geval is wordt er gekeken of de `Vacature goedkeuren` module aan staat, indien dit het geval is, wordt het veld `goedgekeurd` op ‘Nee’ gezet.

Kandidaat- of medewerkerportal
In de lijst van kandidaat- of medewerker portal gebruikers was het niet duidelijk of je te maken had met een kandidaat of medewerker. Een medewerker kan immers ook als aangenomen kandidaat in Connexys geregistreerd staan. In het overzicht is nu een duidelijk onderscheid gemaakt tussen deze twee type gebruikers.

Automatisch voordragen
Wanneer automatisch voordragen geactiveerd staat bij een vacature werd er niet gekeken naar de status van inschrijving van de kandidaat. Dus wanneer de kandidaat door middel van een vragenlijst automatisch werd afgewezen, dan werd de kandidaat alsnog automatisch voorgedragen. Dit is nu aangepast waardoor al afgewezen kandidaten niet nogmaals voorgedragen worden.

Documenten samenvoegen tot PDF
Het samenvoegen van documenten van het type PDF is verbeterd. Het kon voorkomen dat er bij dit bestandstype een foutmelding ontstond bij het samenvoegen met andere documenten. De verwerking hiervan is nu verbeterd. Daarnaast worden speciale characters in het samengevoegd bestand nu goed weergegeven.

Afas-koppeling
Er is een extra controle ingebouwd voor het versturen van kandidaten naar Afas. Als de kandidaat als onderdeel van een job wordt verstuurd (dus niet via een handmatige verzending) en al eerder succesvol is verzonden op dezelfde dag (en dus een afas-ID heeft), dan zal deze kandidaat worden overgeslagen. Dit zorgt ervoor dat er dan geen dubbele kandidaten in Afas aangemaakt worden.

Vertalingen
Alle vertalingen zijn weer bijgewerkt. Daarnaast hebben we met behulp van onze Duitse gebruikers de Duitse vertalingen in de applicatie en portals verbeterd.

3. Beheer

Monitoring
Voor beheer hebben we in deze release ons monitoringsysteem uitgebreid, het zogenoemde Healthcenter. Hierin kunnen we nu ook alle AFAS-koppelingen monitoren en bij eventuele problemen direct actie ondernemen.

Onderhoud databases
Er is voor deze release ook onderhoud geweest aan de databases. Daarnaast is er een penetratie-test uitgevoerd op onze nieuwe login-module. In de loginmodule zijn vernieuwde veiligheidsrichtlijnen geïmplementeerd, zodat de veiligheid van de applicatie naar een nog hoger niveau wordt getild.

Alle e-mailberichten inzichtelijk op acceptatie-omgeving
Op de acceptatie-omgeving kunnen gebruikers nieuwe modules of andere items testen. In deze omgeving worden alleen geen e-mails verstuurd. Hierdoor konden gebruikers bijvoorbeeld geen: wachtwoorden wijzigen, registreren en/of activeren van portal-accounts of standaarddocumenten testen. Om dit mogelijk te maken, zijn alle verstuurde e-mails inzichtelijk gemaakt in de applicatie via Beheer > Faciliteiten > Verstuurde e-mailberichten

4. Oplossingen
Naast nieuwe ontwikkelingen en verbeteringen hebben we ook een aantal zogenoemde bug-fixes doorgevoerd:

  1. In de loginmodule zijn vernieuwde veiligheidsrichtlijnen geïmplementeerd.
  2. Afgewezen kandidaten worden niet langer voorgedragen aan hiring managers. 
  3. Het kan niet meer voorkomen dat gesprekken dubbel getoond worden.
  4. Het Merge-item {datum_treedt_in_dienst_op} toont nu de juiste taal.
  5. Binnen Mobiliteit contacten is nu in een oogopslag te zien hoeveel documenten er zijn toegevoegd.
  6. Bijlages worden nu correct met standaarddocumenten meegestuurd.
  7. Wanneer er een vacature wordt ingevoerd via de vacaturekaart, werd deze voorheen eenmaal getoond als zijnde ‘doorgestuurd’ naar dezelfde contactpersoon in plaats van twee keer. Dit is nu opgelost.
  8. Bij de vacaturekaart wordt nu bij het veld 'soort contract' een keuzelijst getoond met de beschikbare opties in plaats van een leeg dropdown-menu.
  9. Als een kandidaat meerdere inschrijvingen heeft, wordt een geregistreerd contactmoment altijd bij de nieuwste (laatste) inschrijving gekoppeld.
  10. Bij inschrijvingen worden nu de juiste tijdstippen weergegeven in de kolom inschrijfdatum in verschillende schermen.
  11. Het is nu mogelijk om een custom tabblad als standaard tabblad in te stellen waarmee een werkomgeving opent. Deze functionaliteit werkte voorheen niet correct.
  12. Het verwijderen van medewerkers zonder (lopend) traject is weer mogelijk.

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen