Manager Portal

Via de Manager Portal kunnen hiringmanagers en overige contactpersonen, zoals selectiecommissieleden, inzicht krijgen in onderdelen van het recruitmentproces.

Inhoud

Algemeen

In de Manager Portal wordt relevante informatie beschikbaar gesteld voor hiringmanagers en andere contactpersonen over kandidaten en medewerkers. Standaard is de module Voordrachten beschikbaar binnen de portal. Daarnaast bestaan er diverse aanvullende modules voor zowel recruitment (standaardapplicatie) als voor de werkomgeving Mobiliteit. De schermen in deze portal zijn zo ontwikkeld dat ze ook op een iPad of mobiele telefoon te gebruiken zijn.

In 2017 is een webinar gehouden over de Manager Portal. Kijk deze hier terug. 

Hieronder een voorbeeld van hoe het dashboard van de portal eruit kan zien.

De Manager Portal wordt standaard geleverd in vier talen: Nederlands, Engels, Duits en Frans. Op het inlogscherm (maar ook wanneer je reeds ingelogd bent) kun je van taal wisselen door op het icoontje rechtsboven in het scherm te klikken. 

 

De gebruiker kan zijn wachtwoord aanpassen door op zijn inlognaam te klikken.

  Naar boven

 

Inloggen en gebruikersbeheer

Wanneer de module Manager Portal actief is dan is deze bereikbaar via de volgende links:

Acceptatie: https://bedrijfsnaam.portal-a.connexys.nl/manager
Productie: https://bedrijfsnaam.portal.connexys.nl/manager

Op de plek waar 'bedrijfsnaam' staat vul je jouw schema- of bedrijfsnaam in. Je kunt de link ook zien door naar Beheer > Manager portal instellingen te gaan.

Toegang verkrijgen voor hiringmanagers door middel van registratie

Contactpersonen van het type Hiringmanager of Selectiecommissielid dienen zich te registreren voor de portal alvorens zij hiervan gebruik kunnen maken (tenzij gebruik wordt gemaakt van Single Sign-On).

  1. Het registreren werkt als volgt: Ga naar de URL van de manager portal en klik op Nog geen account? Registeren.
  2. Registreer je met het zakelijke e-mailadres waarmee je geregistreerd staat in de applicatie.
  3. Nadat je op Registreren hebt geklikt wordt er een registratie e-mail verstuurd.
  4. Open deze e-mail en klik op de link om de registratie te activeren.
  5. Je komt op het registratie scherm. Kies hier een gebruikersnaam en wachtwoord. Door op de knop Registreren te klikken maak je je account definitief en kun je inloggen in de portal. 

Let op: Als je het registratieproces niet volledig doorloopt krijg je geen toegang tot de portal. 

Toegang verkrijgen naar aanleiding van een voordracht

Alle typen contactpersonen (hiringmanagers, recruiters, selectiecommissieleden en externe contactpersonen) kunnen ook toegang tot de portal verkrijgen nadat zij een voordracht hebben ontvangen. Contactpersonen die geen hiringmanager zijn mogen zichzelf niet actief registreren en hebben ook enkel toegang tot het voordrachtenscherm in de portal, en niet tot de overige schermen en functionaliteiten.

Toegang verkrijgen middels een voordracht werkt als volgt:

  1. Er wordt voorgedragen aan een contactpersoon die nog geen manager portal account heeft.
  2. De contactpersoon ontvangt een e-mail met daarin een link naar de voordracht in de manager portal;
  3. Op het moment dat de contactpersoon op die link klikt komt hij op een registratie scherm waar een gebruikersnaam en wachtwoord aangemaakt dient te worden;
  4. Nadat hij op registreren heeft geklikt ontvangt hij een e-mail met daarin een activatielink.
  5. Nadat hij op de activatielink klikt kan hij inloggen.
  6. De overige stappen zijn gelijk als bij het registratieproces van de hiringmanagers.

Manager Portal gebruikers

Onder Beheer > Manager Portal gebruikers kun je zien wie een account heeft aangemaakt voor de portal. Indien het veld Actief op Ja staat betekent dit dat de gebruiker zijn account heeft geactiveerd en dus ook in kan loggen.

Indien het veld Actief op Nee staat dan betekent dit een van de onderstaande opties:

  1. Dat de gebruiker zich wel geregistreerd heeft, echter is zijn account nog niet geactiveerd en nog niet toegankelijk want er is nog niet op de registratielink in de e-mail geklikt;
  2. Er is reeds een voordracht naar de contactpersoon gestuurd, maar de contactpersoon heeft zich nog niet geregistreerd
  3. Er is reeds een voordracht naar de contactpersoon gestuurd, maar de contactpersoon heeft nog niet op de link naar de voordracht geklikt. Dit is nodig om een unieke sleutel aan te maken die toegang geeft tot de manager portal.

  Naar boven

Beheer en inrichting

Aanmaken standaarddocumenten

Om het registreren en inloggen goed te laten verlopen dienen er bij Beheer > Standaarddocumenten een aantal standaarddocumenten te worden aangemaakt van het type Manager Portal registratie. Het gaat om de volgende documenten:

E-mail indien een contactpersoon zich registreert

Dit standaarddocument wordt verstuurd nadat een hiringmanager handmatig een account heeft aangemaakt.

Let op: zorg ervoor dat je het mergeitem {registratielink} in deze e-mail opneemt.

Een voorbeeld van deze e-mail:

Beste {contactpersoon.naam_volledig_informeel},  

Je hebt je geregistreerd voor de Manager portal. Klik op {registratielink} om je registratie af te ronden.

Met vriendelijke groet,
{gebruikersinformatie.contactpersoon}

E-mail indien een contactpersoon zijn account moet activeren

Dit standaarddocument wordt gebruikt om accounts te activeren nadat deze accounts automatisch zijn aangemaakt (bijvoorbeeld door het voordragen van kandidaten aan de contactpersoon). 

Let op: zorg ervoor dat je het mergeitem {activatielink} in deze e-mail opneemt.

Beste {contactpersoon.naam_volledig_informeel},

Klik hier om de manager portal te activeren: 
{activatielink}

Met vriendelijke groet, 
{gebruikersinformatie.contactpersoon}

E-mail indien er een wachtwoord wordt opgevraagd

Dit standaarddocument wordt verstuurd op het moment dat een gebruiker klikt op Hulp nodig bij inloggen > Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Deze optie is te vinden op het inlogscherm van de portal. 

Let op: zorg ervoor dat je het mergeitem {resetpasswordlink} in deze e-mail opneemt.

Beste {contactpersoon.naam_roepnaam}

Je hebt aangegeven je wachtwoord te willen resetten. Om dit te doen, klik op de volgende link:  
{resetpasswordlink}

Met vriendelijke groet, 
{gebruikersinformatie.contactpersoon}

E-mail indien er een gebruikersnaam wordt opgevraagd

Dit standaarddocument wordt verstuurd op het moment dat een gebruiker klikt op Hulp nodig bij inloggen > Ik ben mijn gebruikersnaam vergeten. Deze optie is te vinden op het inlogscherm van de portal.

Beste {contactpersoon.naam_roepnaam},

Je hebt jouw gebruikersnaam voor de manager portal aangevraagd.  
Je gebruikersnaam is: {gebruikersnaam}.

Met vriendelijke groet, 
{gebruikersinformatie.contactpersoon}

Algemene instellingen beheren

Via Beheer > Manager portal instellingen kun je instellingen voor de manager portal inzien en aanpassen. Deze worden hieronder beschreven. Om aanpassingen te doen aan de instellingen kies je Bewerken instellingen.

Is het veld toelichting verplicht bij een voordracht?

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van voordrachten via de manager portal dan kun je hier instellen of je wilt dat het veld toelichting verplicht moet worden ingevuld.

Met welk HTML-profiel worden de mails verzonden?

Hier kun je een HTML-profiel selecteren waarmee de e-mails met betrekking tot de manager portal worden verzonden.

Uit wiens naam worden de mails verzonden?

Selecteer hier een contactpersoon uit wiens naam en daarbij horend e-mailadres de manager portal e-mails worden verzonden. 

Standaarddocumenten voor versturen e-mails

Op deze plek worden alle standaarddocumenten gekoppeld voor het versturen van e-mails gerelateerd aan het gebruik van de manager portal. Het is belangrijk dat het juiste standaarddocument is gekoppeld zijn aan de juiste acties. 

Opmaak

Hier kun je de look and feel van de portal aanpassen aan jouw huisstijl. Het bedrijfslogo kan geüpload worden en de kleuren van diverse items zijn naar wens aan te passen via een editor. Er kan hier gezocht worden naar een willekeurige kleur of specifieke kleurcodes invoeren.

Weergave dashboard widgets

Hier kun je aangeven hoe je de weergave van de dashboard items wilt hebben:

  • Toon overzicht: je ziet per item geen tekst, maar enkel het aantal acties dat de gebruiker moet doen;
  • Toon tekst: je ziet niet het aantal acties maar enkel de begeleidende tekst;
  • Toon tekst en overzicht: je ziet beide.

 Aanpassen teksten en vertalingen

Rechtsboven in het scherm van de manager-portal-instellingen staat een knop Aangepaste teksten en vertalingen. Via deze optie kun je de teksten in de portal naar eigen wens wijzigen.

In de kolom Identifier vind je de technische naam van de teksten. Deze is niet aanpasbaar. In het veld Tekst kun je zoeken op de huidige tekst van het item dat je aan wilt passen. Door er vervolgens op te klikken kun je in het veld tekst de huidige tekst vervangen door de gewenste tekst. Voor elke beschikbare taal is het mogelijk om de teksten te wijzigen.

Indien je teksten hebt aangepast kun je deze makkelijk weer terugzetten naar de standaardwaardes. Als je bij het zoeken het veld Alleen aangepaste teksten tonen op Ja zet dan verschijnt er een overzicht van de aangepaste teksten. Door te klikken op het Ongedaan maken icoontje zet je de oorspronkelijke tekst weer terug.

  Naar boven

Overige beschikbare modules voor de Manager Portal

De volgende modules zijn op dit moment beschikbaar:

Voordrachten

Deze module is standaard beschikbaar in de manager portal. Kandidaten die aan een contactpersoon zijn voorgedragen zijn inzichtelijk en kunnen worden beoordeeld. Alle beschikbare gegevens van de kandidaat worden overzichtelijk weergegeven en documenten zoals het CV en de sollicitatiebrief kunnen worden bekeken of worden gedownload. Daarnaast zijn voor vacatures waarvoor kandidaten voorgedragen zijn de vacatureteksten te bekijken.

Vacaturekaart

Dit is een vacature wizard waarmee een manager een vacature kan invoeren en beschikbaar kan maken voor recruiters in de applicatie.

Competentieprofielen aanvragen

Via deze module kun je een manager een competentieprofiel laten invullen met betrekking tot het soort kandidaat dat hij zoekt voor een vacature.

Taken goedkeuren

Taken afkomstig van een mobiliteitstraject van een medewerker worden via de portal ter goedkeuring aan een manager aangeboden.

Gesprekken

Deze module is beschikbaar vanaf release 2021.9 en voorziet in de behoefte om terugkoppeling op gesprekken geven.

Vacatureoverzicht

Deze module is beschikbaar vanaf release 2021.9 en toont alle openstaande vacatures van een Hiringmanager.

Naar boven

Opmerkingen