Aannametraject

Bijgewerkt:
Volgen

De module Aannametraject automatiseert het opvragen van aanvullende gegevens bij de kandidaat die nodig zijn om een kandidaat aan te nemen.


Inhoudsopgave 

Werking

Bij indiensttreding van een nieuwe medewerker zijn er vaak allerlei aanvullende gegevens van de kandidaat nodig om de aanname definitief te maken en te versturen naar of handmatig in te voeren in het personeelsinformatiesysteem. Denk hierbij aan aanvullende naw-gegevens, het BSN, bankgegevens en verplichte documenten zoals een kopie ID-bewijs. Via de module Aannametraject is het mogelijk om dit soort gegevens met betrekking tot de kandidaat op te slaan en uit te vragen bij de kandidaat middels een aannameformulier. De kandidaat krijgt per e-mail een link naar de kandidaatportal waar de kandidaat het aannameformulier invult. De gehele sollicitatieprocedure en het aannametraject (onboarding) van de kandidaat is hiermee voltooid.

Aannametraject koppelen met AFAS
Bij een koppeling met AFAS (een personeelsinformatiesysteem) kunnen de gegevens op het aannameformulier, ingevuld door de kandidaat, automatisch worden verstuurd naar AFAS via de koppeling.

Inrichting en beheer

Om met deze module te werken moeten er een aantal zaken worden ingericht; de instellingen, het aannameformulier, standaarddocumenten en eventueel de portal. De module moet worden ingericht in Beheer > Aanname instellingen. In dit beheerscherm kun je de volgende items bewerken:

Aanname instellingen
Je kunt hier instellen na welke stap de inschrijving de status aangenomen moet krijgen. Hier kun je kiezen tussen de volgende opties:

  1. Aanname: de inschrijving krijgt de status aangenomen op het moment dat er een aanname ingevuld is.
  2. Aanbieding: de inschrijving krijgt de status aangenomen op het moment dat er een geaccepteerde aanbieding is.

Vereiste documenttypes
De optie 'Vereiste documenttypes voor het versturen van de kandidaat naar AFAS' is alleen van toepassing indien er gebruik wordt gemaakt van de AFAS koppeling. In dat geval kun je hier een of meer documenttypes verplicht stellen voor het versturen van de aangenomen kandidaat naar AFAS. Bijvoorbeeld een ID-bewijs of een diploma. Deze instelling zorgt ervoor dat de kandidaat niet verstuurd wordt voordat alle verplichte documenten aanwezig zijn in het kandidaatdossier. Verplichte documenten dienen door de recruiter worden toegevoegd. Dit is zo ingesteld omdat volgens de Nederlandse wet- en regelgeving een ge-upload ID-bewijs niet voldoende is. De recruiter moet fysiek het ID-bewijs in handen hebben en een kopie ervan maken.

Let op!: als de optie 'Vereiste documenttypes voor het versturen van de kandidaat naar AFAS'  hier wordt ingesteld, geldt dit voor alle workflows. Apart hiervan kan er op workflow niveau ook nog ingericht worden welke documenten verplicht zijn. Dit gebeurt in de workflow zelf en is ook te gebruiken voor organisaties zonder een koppeling met AFAS.

E-mailalert instellen
Het is mogelijk om een e-mailalert in te stellen zodat de verantwoordelijke recruiter een e-mail ontvangt zodra de kandidaat het aannameformulier heeft ingevuld. De inhoud van deze e-mail kun je zelf bepalen door een standaarddocument hiervoor op te maken. Deze kan per taal worden toegevoegd.

Standaardwaarden AFAS

Bij een werkende koppeling met AFAS kunnen hier de standaardwaarden worden ingericht die naar AFAS verstuurd worden. Dit zijn bijvoorbeeld velden die altijd dezelfde waarde moeten hebben. Om de koppeling met AFAS goed te laten verlopen is er op het tabblad Beheer een nieuw onderdeel toegevoegd genaamd 'Stamgegevens AFAS'. Hiermee kun je er voor zorgen dat de opties van de velden en de externe code exact overeenkomen met de opties van de velden in AFAS, zodat ze overgenomen kunnen worden. Dit zijn verplichte velden die AFAS verplicht stelt in het personeelsinformatiesysteem. Wanneer er hier andere waarden gewenst zijn, dan kan dit in overleg met een AFAS beheerder gewijzigd worden.

Let op: om het aannametraject te kunnen gebruiken in combinatie met de AFAS koppeling dient het Connector type de waarde knEmployee te hebben. Dit kun je controleren / wijzigen via Beheer > AFAS profit webservice client.  

 

Inrichting aannameformulier

Het aannameformulier wat de kandidaat moet invullen kan volledig naar wens ingericht worden. De velden en de volgorde van het tonen van deze velden kunnen ingericht worden onder de knop 'Bewerken aannameformulier'. Je kunt hier ook onderscheid maken tussen welke velden door de recruiter ingevuld dienen te worden en welke bij de kandidaat opgevraagd moeten worden.

Door op de velden te klikken en te slepen naar de juiste kolom kun je alle velden in de juiste volgorde zetten. Wanneer je het veld loslaat verschijnen de eigenschappen van dat veld. Hierin kan er aangegeven worden of het een verplicht veld is en kan ook de naam van het veld worden gewijzigd.

 

Let op!: als je gebruikt maakt van de AFAS koppeling en de velden stamgegevens AFAS hebt gevuld, dien je hier ook de AFAS velden te gebruiken.

 

Workflow

Om de module Aannametraject in gebruik te kunnen nemen dient het workflow-onderdeel ‘Aanname’ ook aan de workflow toegevoegd te worden. Het is in sommige gevallen ook beter om een nieuwe workflow bouwen waar je dit item aan toevoegt. Bijvoorbeeld wanneer je niet voor alle functies de procedure voor het aannametraject wilt inzetten. Om de workflow aan te maken of om deze optie aan een bestaande workflow te koppelen, ga je naar Beheer>Configuratie>Workflows en selecteer je de workflow waar je het nieuwe onderdeel aan wilt toevoegen. De volgende onderdelen hebben betrekking tot de aanname module:

Aanname (voor lopende inschrijving):

Dit workflowonderdeel dien je te gebruiken wanneer alleen het aannametraject toegevoegd moet worden aan je workflow en er geen controle moet zijn op aanwezige verplichte documenten. De statussen die aan de workflow worden toegevoegd zijn:

  • Aanname gestart
  • Aanname verstuurd naar kandidaat
  • Aanname on hold

Aanname (voor lopende inschrijving) met document controle:

Dit workflowonderdeel dien je te gebruiken wanneer er bepaalde documenten verplicht aanwezig moeten zijn bij een kandidaat alvorens de aanname kan worden afgerond.De statussen die aan de workflow worden toegevoegd zijn:

  • Aanname gestart
  • Document vereist voor aanname
  • Aanname verstuurd naar kandidaat
  • Aanname on hold

Let op!: de documenten die in Beheer zijn geselecteerd als vereiste documenttypes, zijn voor elke workflow verplicht om de kandidaat naar AFAS te kunnen versturen. Deze dien je ook nog op workflowniveau te definiëren. Bij het veld ‘Waardes’ selecteer je de documenttypes die verplicht gesteld moeten worden.

Na het toevoegen van het nieuwe workflowonderdeel, klik je op ‘Workflow genereren’ om de statussen met betrekking tot de aanname aan te maken. Lees meer over het bewerken van workflows in het artikel Workflow aanmaken, beheren en uitbreiden.

Instellen standaarddocumenten voor e-mail

Er zijn twee standaarddocumenten nodig voor het instellen van e-mails die verstuurd worden naar aanleiding van het aanametraject; de e-mail voor de kandidaat met de link naar het aannameformulier en de e-mail voor de recruiter met de melding dat het aannameformulier is ingevuld. De laatstgenoemde stel je in bij Beheer>Aanname instellingen. Het andere standaarddocument kun je selecteren wanneer je het contact aanmaakt om de aanname te communiceren naar de kandidaat. Om het standaarddocument te kunnen gebruiken bij de stap Aanname, moet het standaarddocument van het type ‘Aanname’ zijn.

Voorbeeld standaarddocument naar kandidaat:

Standaarddodumenttype: Aanname    

E-mail onderwerp: Gefeliciteerd met uw nieuwe functie bij {inschrijving.advertentie.vacature.organisatie_onderdeel.naam_organisatie_unit_niveau_1}

{kandidaat.naam_aanhef_geachte}

 Hierbij bevestigen wij dat u bent aangenomen voor de functie {inschrijving.advertentiefunctie}.

------

Datum in dienst: {datumIndienst}
Organisatie: {inschrijving.vacature.organisatie_onderdeel.naam_organisatie_unit_niveau_1}
Contractsoort: {inschrijving.advertentie.vacature.contractsoort}
Manager: {inschrijving.hiringmanager.naam_volledig_informeel}

​------

Om het indiensttredingsproces verder af te ronden verzoeken we u in te loggen in onze portal en om uw gegevens aan te vullen. Bezoek de portal via de onderstaande link:

{aannamelink_kandidaat}


Met vriendelijke groeten,

{recruiter.naam_volledig_informeel}
{recruiter.functienaam}
{recruiter.werkgegevens_e-mail}
{recruiter.werkgegevens_telefoon}
{recruiter.werkzaam_bij_organisatie_onderdeel.naam_organisatie_unit_niveau_1}

Voorbeeld standaarddocument naar recruiter:
Standaarddodumenttype: Aanname         

E-mail onderwerp: Aanname ingevuld door {kandidaat.naam_volledig}    

Beste {inschrijving.verantwoordelijke_recruiter.naam_roepnaam},

{inschrijving.kandidaat.naam_roepnaam} heeft het aannameformulier verstuurd. Log in om de gegevens te kunnen inzien.

Met vriendelijke groeten,

{recruiter.naam_volledig_informeel}
{recruiter.functienaam}
{recruiter.werkgegevens_e-mail}
{recruiter.werkgegevens_telefoon}
{recruiter.werkzaam_bij_organisatie_onderdeel.naam_organisatie_unit_niveau_1}

Proces aanname kandidaten (door recruiter)

Om een aannametraject te starten bij een kandidaat volg je de onderstaande stappen:

  1. Ga naar het kandidaatdossier en klik in het actiemenu (in de linker kolom) op het item ‘aanname starten’ of zet een nieuwe stap in het onderdeel ‘Stappen’. Kies daarna bij ‘Welke stap wilt u zetten?’ voor de stap ‘aanname starten’.
  2. Vul de (verplichte) velden in en klik op ‘opslaan en communiceren’. Wanneer je de aanname nog niet naar de kandidaat wilt versturen, klik dan op ‘opslaan’.
  3. Nu wordt het contact ingevoerd. Selecteer bij ‘Standaarddocument’ het juiste document en klik daarna op versturen.
  4. De workflowstatus van de inschrijving van de kandidaat is nu ‘aanname verstuurd’.

Wanneer er een document verplicht is voor aanname, dan is de workflowstatus ‘Document vereist voor aanname’. Dit document kun je toevoegen door de stap ‘document toevoegen’ te zetten. Wanneer dit document is toegevoegd, wordt de aanname verstuurd naar de kandidaat en verandert de workflowstatus naar ‘Aanname verstuurd naar kandidaat’.

Let op!: het is wel mogelijk om deze stap over te slaan in de workflow.

  1. De kandidaat ontvangt een e-mail met een link naar de portal. In de portal kan de kandidaat zich registreren of inloggen via een oAuth-provider.
  2. In de portal vult de kandidaat het formulier in en klikt op ‘verzenden’. De kandidaat krijgt nu een controle scherm te zien waarbij hij zijn ingevulde gegevesns moet bevestigen. Bij een koppeling met AFAS worden deze gegevens van de kandidaat verstuurd na het verzenden van het formulier.
  3. De workflowstatus van de kandidaat is nu ‘aangenomen’ wanneer de module is ingesteld in Beheer dat een kandidaat is aangenomen na het invullen het het aannameformulier. Wanneer dit anders is ingesteld dan is de kandidaat aangenomen als er een aanbieding is geaccepteerd. 

 

 

 

 

 

 

Opmerkingen