Op het tabblad Voordrachten in de Manager Portal kunnen contactpersonen inzicht krijgen in kandidaten die aan hen zijn voorgedragen. Tevens kunnen zij reacties geven op de voordrachten.
Inhoudsopgave
Via de FastForward kun je kandidaten voordragen aan hiringmanagers (vanaf medio februari 2017 ook aan andere type contactpersonen zoals selectiecommissieleden). Wanneer een kandidaat is voorgedragen, dan ontvangt de hiringmanager een e-mail met een link naar de voordracht in de manager portal.
Als de hiringmanager inlogt ziet hij alle aan hem voorgedragen kandidaten en kan hij reageren op de voordrachten. Alle beschikbare informatie betreffende de kandidaat is aanwezig. Denk hierbij aan het C.V., de motivatiebrief, werkervaring, opleidingen, links naar sociale profielen en vragenlijsten. Tevens kan de beoordeling van de recruiter en reacties op eventuele eerdere voordrachten worden ingezien.
Om een kandidaat voor te dragen, ga naar de inschrijving en zet een nieuwe stap van het type voordracht. Hier kun je de contactpersoon selecteren aan wie je de kandidaat wilt voordragen (standaard is de hiringmanager ingevuld). Verder kun je het moment kiezen waarop je verwacht dat de voordracht beantwoord wordt.
Als je klikt op Opslaan dan verschijnt de voordracht direct bij de manager in de manager portal. Indien je klikt op Opslaan en communiceren dan kom je in het Contact invoeren scherm en kun je het standaarddocument kiezen dat je wilt versturen om kenbaar te maken dat er een nieuwe voordracht klaarstaat. Hierin staat ook een link naar de voordracht in de portal.
De manager ziet in de portal per vacature of per voordrachtronde een overzicht van de kandidaten die aan hem voorgedragen zijn. Hij kan kiezen of enkel de onbeantwoorde of de beantwoorde voordrachten getoond moeten worden op het scherm. Ook kan er gezocht worden in de voordrachten. De vacaturetekst kan ingezien worden door te klikken op Vacaturetekst tonen.
Door te klikken op een kandidaat wordt er meer informatie getoond met betrekking tot die kandidaat. Ook kan de beoordeling door de recruiter en eventuele andere reacties op voordrachten uit dezelfde inschrijving ingezien worden (indien de rechten zo zijn ingesteld) door te klikken op het menu-item Overige reacties.
Wanneer er meerdere kandidaten voorgedragen zijn dan is er de mogelijkheid om door de voordrachten te bladeren. De manager portal is volledig mobile responsive. Wanneer je bent ingelogd via een tablet of mobiele telefoon is er de mogelijkheid om te swipen naar de volgende kandidaat die is voorgedragen.
Via de icoontjes duim-omhoog en duim-omlaag kan de manager een kandidaat beoordelen. Hij komt dan in het Reactie invoeren scherm.
Wanneer de manager de reactie opslaat dan kan hij deze altijd terugzien in de voordracht via de knop Beantwoord.
Bij de inschrijving in het kandidaatdossier in de applicatie kun je nu bij de stap Voorgedragen zien dat de manager de voordracht heeft beantwoord en wat zijn reactie is. Deze terugkoppeling is ook zichtbaar op het tabblad Workflow.
Rechten instellen met betrekking tot de voordrachten
Via Beheer > Manager portal instellingen kun je per rol instellen welke rechten men moet krijgen met betrekking tot de voordrachten.
Zo kun je bijvoorbeeld instellen of een hiringmanager overige voordrachten, (eind)beoordelingen en vragenlijsten mag inzien met betrekking tot de inschrijving van de kandidaat.
Standaarddocument
Om een voordracht per e-mail te kunnen versturen, maak je een nieuw standaarddocument aan van het type voordracht met daarin de link naar de voordracht. Hieronder een voorbeeld:
Beste {voorgedragen_aan.naam_roepnaam},
Hierbij stel ik je {kandidaat.naam_volledig_informeel} voor die heeft gesolliciteerd op de vacature {inschrijving.vacature.vacaturenaam}.
Via de link {link_voordracht} kun je de kandidaat beoordelen.
Met vriendelijke groet,
{gebruikersinformatie.gebruikersnaam}
{gebruikersinformatie.contactpersoon.functienaam}
{gebruikersinformatie.contactpersoon.werkzaam_bij_organisatie_onderdeel}
Het veld toelichting verplicht maken
Via Beheer > Manager portal instellingen kun je instellen of je het veld toelichting (memo) verplicht wilt maken bij een voordracht.
Reactiemogelijkheden op voordracht
Wanneer er geklikt wordt op het duim-omhoog of duim-omlaag icoontje dan worden waardes getoond die zijn ingericht in Beheer bij Reactiemogelijkheden op voordracht. Bij duim-omhoog worden de opties getoond met de reactie Interessant. Bij duim-omlaag worden de opties getoond met de reactie Nooit interessant. Deze waardes zijn te wijzigen via Beheer > Reactiemogelijkheden op voordracht.
Instellen termijnen bij reacties op voordracht
Via Beheer > Termijnen bij reacties op voordracht kun je instellen hoe lang je wilt dat voordrachten beschikbaar blijven.
Via het veld Termijn voordrachten beschikbaar (dagen) kun je instellen hoe lang informatie zichtbaar is in het voordrachtenscherm. Standaard staat dit op 30 dagen. Het maximum is 120 dagen.
Via het veld Reactie termijn voordracht (dagen) geef je aan wanneer je een antwoord terug verwacht. Deze termijn kun je gebruiken voor signalen. Tevens wordt deze termijn gebruikt om het veld Antwoord terug voor automatisch te vullen tijdens het voordragen. De standaard termijn is 7 dagen.
Wanneer je de module Automatisch Voordragen hebt afgenomen zie je hier de optie Automatisch voordragen ingeschakeld. Wanneer je deze instelling op Ja zet, maak je het mogelijk om per vacature in te stellen of je automatisch voordragen wilt toepassen. Het inschakelen zorgt ervoor dat deze optie op elke vacaturedetailpagina in de applicatie verschijnt. Schakel je deze optie in bij de vacature, dan worden elke dag de nieuwe kandidaten automatisch voorgedragen. De inschrijvingen worden verzameld in een batch (groepsgewijze actie) en deze batch wordt 's nachts uitgevoerd.
Signalen met betrekking tot voordrachten
Er zijn twee signalen in te stellen die betrekking hebben op voordrachten. Deze signalen kunnen ingesteld worden via Beheer > Signalen.
Voordracht beantwoord: als dit signaal is ingesteld dan ontvangt de afzender van de voordracht een mail op het moment dat de voordracht is beantwoord.
Voordracht: Antwoord terug voor: als er bij een voordracht een datum is ingevuld in het veld Antwoord terug voor en deze datum wordt bereikt, dan ontvangt de recruiter van de inschrijving een email waarin is aangegeven dat de ontvanger nog niet heeft gereageerd op de voordracht.
Opmerkingen