Op donderdag 1 december wordt de release 3.11 uitgevoerd. De uitrol van deze release start rond 18.00 uur en duurt ongeveer tot 21.00 uur. De applicatie blijft tijdens de release beschikbaar. Deze release bevat de volgende verbeteringen en nieuwe functionaliteiten:

1. Nieuw

Algemeen

Wachtwoord complexiteit
Beveiliging is een belangrijk onderwerp binnen Connexys en ook voor onze klanten. Om onze applicatie scherper te beveiligen is er een nieuwe functionaliteit ontwikkeld waarmee de wachtwoord complexiteit aangescherpt kan worden. Zo kan bijvoorbeeld het minimum aantal karakters uitgebreid worden en kunnen er bepaalde tekens verplicht worden gesteld. Deze instelling kan toegepast worden op basis van het gebruikersprofiel en geldt alleen voor de applicatie, niet voor gebruikers van de portals. Deze module vereist een eenmalige inrichting die op aanvraag door Connexys wordt uitgevoerd. Voor meer informatie of offerteaanvraag kun je contact opnemen met Customer Support.

Recruitment

Competentieprofiel aanvragen
Voor het werven van de beste kandidaat zijn soms aanvullende competenties nodig om voor een vacature de meest geschikte kandidaat te vinden. Om dit eenvoudig uit te vragen bij de hiring manager en vast te leggen in de applicatie, hebben wij de module Competentieprofiel aanvragen ontwikkeld. De recruiter kan via de applicatie een verzoek indienen bij de hiring manager om het competentieprofiel, welke gewenst is bij de vacature, in te vullen in de managerportal. Dit competentieprofiel kan vervolgens gematched worden op de competenties die van een kandidaat zijn vastgelegd in het kandidaatdossier of de competenties die volgen uit een assessment afgenomen door gekoppelde testleveranciers. 

Mobiliteit

Mobiliteitstaken Goedkeuren
De module Mobiliteitstaken Goedkeuren maakt het mogelijk om taken ter goedkeuring voor te leggen aan een manager voorleggen (via de managerportal). Bijvoorbeeld het goedkeuren van een deelname aan een traject of het goedkeuren van het afnemen van een bepaald product (zoals een opleiding of test).

Importeren van medewerkers
Het is vanaf nu mogelijk om mobiliteit medewerkers via de webservice te importeren vanuit een personeelsinformatiesysteem. Hiervoor is het nieuwe endpoint PutEmployees beschikbaar gekomen. Een geïmporteerde medewerker kan ook automatisch ingeschreven worden op een mobiliteitstraject op basis van het organisatieonderdeel waarvoor de medewerker werkzaam is. Deze instelling kan worden toegepast in Beheer per traject met de optie Automatisch inschrijven op basis van organisatie. Deze optie is niet beschikbaar bij de koppeling met AFAS.

2. Verbeteringen

Recruitment

Instellen termijn automatisch afwijzen o.b.v. van vragenlijst
De optie automatisch afwijzen (op basis van een vragenlijst) die ingesteld kan worden bij een vacature zorgt ervoor dat een kandidaat automatisch wordt afgewezen per e-mail. Wanneer deze afwijzing naar de kandidaat wordt verstuurd, kun je vanaf nu instellen. Zowel het aantal werkdagen als het tijdstip is nu instelbaar per vacature. Standaard staat deze instelling ingesteld op het versturen van de e-mail op de volgende werkdag om 11:55 uur ‘s ochtends. Wanneer een kandidaat bijvoorbeeld zondagavond om 23:30 solliciteert krijgt hij de automatische afwijzing de volgende dag om 11:55 uur.

Mogelijkheid om brieven en cv’s toe te voegen vanuit eerdere inschrijvingen
Het is nu mogelijk om de brieven en cv’s van een kandidaat te koppelen vanuit een eerdere inschrijving. Deze optie komt beschikbaar bij het aanmaken van een nieuwe inschrijving voor een bestaande kandidaat met als bron Eerdere inschrijving. Daarna krijg je de optie om één, meerdere of alle documenten die beschikbaar zijn in het kandidaatdossier te koppelen aan de nieuwe inschrijving. 

 

Dashboard item ‘Mijn vacatures als assistent recruiter’
Bij het dashboarditem Mijn vacatures (alleen beschikbaar bij de module Assistent recruiter) was het niet mogelijk om onderscheid te maken tussen de type gebruikers recruiter en assistent-recruiter. Het Dashboard Item liet zowel de vacatures zien waar de gebruiker als assistent voor verantwoordelijk is als waar de gebruiker als recruiter verantwoordelijk voor is. Het was niet goed mogelijk om hier een onderscheid in te maken. Er zijn nu twee dashboarditems bij gekomen:

• Mijn vacatures (als assistent): Dit item toont alle vacatures waarvoor ik assistent ben.
• Mijn vacatures (als recruiter): Dit item toont alle vacatures waarvoor ik recruiter ben.

Portals

Lay-out managerportal instelbaar
De lay-out van de managerportal is nu instelbaar in Beheer. Dit maakt het mogelijk om de portal de kleuren te geven die passen binnen de huisstijl van jouw organisatie. Hierbij gaat het niet alleen om het wijzigen van de tekstkleur en toevoegen van een logo, maar ook om de kleuren van de diverse elementen en knoppen binnen de managerportal. 

Preview documenten
In de managerportal kunnen bij voordrachten de documenten van een kandidaat nu direct vanaf het scherm worden bekeken door middel van een preview-optie. Het is dus niet meer nodig om deze documenten eerst te downloaden. 

Toelichting verplicht maken in voordrachtenscherm in managerportal
Het veld toelichting in het voordrachtenscherm kan nu als verplicht ingesteld worden. Deze optie is te beheren in Beheer > Managerportal instellingen.

Koppelingen

Importeren Contactpersonen en Organisatie-structuur
In de webservice zit de optie PutOrganisationUnit. Hiermee kun je door middel van één bestand zowel de organisatiestructuur als de contactpersonen importeren in Connexys. Het nadeel van deze functie is dat er alleen contactpersonen/gebruikers van het type hiring manager of recruiter kunnen worden geïmporteerd. Voor sommige klanten bleek deze werking niet wenselijk. Daarom zijn er nu twee nieuwe aparte endpoints aangemaakt om de organisatiestructuur en de contactpersonen apart van elkaar te kunnen versturen. De volgende endpoints zijn nu beschikbaar:

PutContactperson: Hiermee kun je contactpersonen importeren in Connexys, waarbij je moet aangeven welk type contactpersoon/gebruiker deze persoon moet krijgen. Deze contactpersonen moeten gekoppeld zijn aan een organisatie unit.
PutOrganisationStructure: Hiermee kun je de organisatie-structuur (organigram) importeren in Connexys. Indien je gebruik maakt van PutContactpersons dien je ook gebruik te gaan maken van dit endpoint.

Let op!!: Maak gebruik van het nieuwe endpoint PutOrganisationStructure in combinatie met het endpoint PutContactpersons. Deze endpoints kunnen niet gecombineerd worden met het endpoint PutOrganisationUnit omdat er dan tegelijkertijd op twee manieren de contactpersonen worden geimporteerd. Dit kan leiden tot ongewenste datafouten.

Goede combinaties: 

• PutOrganisationStructure + PutContactpersons
• PutContactpersons
• PutOrganisationStructure

 

Foutieve combinatie: 

• PutOrganisationUnit + PutContactpersons = een foutieve combinatie die tot datafouten kan leiden.

Meerdere administraties koppelen aan één schema
Een aantal klanten werken gedecentraliseerd en voeren meerdere personeelsadministraties in aparte personeelsinformatiesystemen (PIS). Voorheen was het niet mogelijk om al deze systemen aan te sluiten op de webservice van Connexys omdat de complete gegevensbron wordt verwacht tijdens de import. Wanneer slechts gedeeltes van de data werd aangeleverd dan werd de overige data (die niet in dat bestand werd aangeleverd) op inactief gezet.

Deze optie is nu toegevoegd aan onze Webservice functionaliteit en instelbaar bij Beheer > Koppelingen > Webservice. Hier is een sectie Webservice koppelingen toegevoegd. Hier kan elk PIS wat binnen de organisatie gebruikt wordt en dat moet koppelen met Connexys worden beheerd. Connexys kijkt nu per import welke PIS het betreft en zorgt ervoor dat de data van de andere PIS niet worden overschreven of inactief worden gezet.

Authenticatie op basis van een token voor de AFAS koppeling
AFAS wijzigt per 1 januari de authenticatie van de koppeling met Connexys. Om deze wijziging te kunnen maken dienen er aanpassingen gemaakt te worden in AFAS profit én in de Connexys applicatie. Klanten die dit betreft hebben reeds bericht van ons gehad. Kijk voor meer informatie over deze wijziging in het artikel Aankondiging update AFAS-koppeling of op de website van AFAS.

Optie aangenomen kandidaten niet meer versturen naar AFAS
De AFAS koppeling bestaat uit twee delen; Het importeren van gegevens in Connexys vanuit vanuit AFAS en het versturen van de aangenomen kandidaten vanuit Connexys naar AFAS. Indien het niet gewenst was om aangenomen kandidaten te versturen naar AFAS dan kon deze optie niet uitgezet worden. Dit resulteerde dan in foutmeldingen in de AFAS logs. Er is nu een instelling bijgekomen te kiezen om wel of geen aangenomen kandidaten te versturen. Deze instellingen zijn aan te passen in Beheer > AFAS instellingen.

Mobiliteit

Automatisch versturen van testen
Er is een optie toegevoegd waarmee testen die onderdeel uitmaken van een mobiliteitstraject automatisch verstuurd kunnen worden naar de medewerker die de test zal gaan maken. Dit is per traject in te stellen door bij het beheergedeelte van het traject een vinkje te zetten bij de optie Test automatisch versturen. Als een medewerker wordt gekoppeld aan een traject waaraan een test gekoppeld zit, waarbij deze optie gekoze is, dan krijgt de medewerker de standaard e-mail met daarin de link naar de test. Wanneer het traject bestaat uit meerdere taken dan ontvangt een medewerker deze e-mail dit op het moment dat de voorgaande taken zijn afgehandeld.

Beheer van profiel door medewerker
De optie in Beheer om medewerkers hun eigen profiel te laten beheren profiel door medewerkers is uitgebreid. Medewerkers konden al hun eigen gegevens met betrekking tot personalia beheren. Dit is nu uitgebreid met gegevens met betrekking tot hun loopbaan en criteria voor eventuele gewenste functies. Ook is hier een print optie aan toegevoegd zodat medewerkers hun gegevens kunnen afdrukken en indien gewenst mee kunnen nemen naar een loopbaanplanning gesprek. Verder zijn er twee nieuwe velden aangemaakt genaamd Omschrijf jezelf en Presenteer jezelf. Deze velden zijn ook toegevoegd aan het herplaatsingsdossier en aan het rapport Medewerkers.

Oplossingen

• Inactief gemaakte standaarddocumenten worden weer getoond bij Beheer > Standaardocumenten. 
• Bij de vacaturekaart instellingen in de managerportal waren sommige velden niet goed leesbaar omdat de tekst over elkaar heen stond. Dit is aangepast.
• Wanneer je in de managerportal meer dan een half uur inactief bent dan komt er een time out en wordt je uitgelogd. Rechtsboven in het scherm bleef echter nog wel de naam van de gebruiker staan waardoor het leek alsof deze gebruiker nog was ingelogd. Dit is opgelost.
• Wanneer een kandidaat was afgewezen werd het memoveld niet weergegeven in de lijst met stappen in het kandidaatdossier. Dit is daar nu toegevoegd waardoor je kunt zien waarom de kandidaat is afgewezen zonder op de stap te hoeven klikken.
• In de AFAS koppeling werd het voorvoegsel van de achternaam niet juist meegestuurd bij het versturen van aangenomen kandidaten. Dit is nu opgelost.
• Indien een contactpersoon tegelijkertijd aan meerdere contactpersoontypes is gekoppeld dan werd er in het contactpersoondossier slechts één type getoond. Dit is nu verholpen waardoor alle types getoond worden (zowel contactpersoontypes als gebruikerstypes).
• In de werkomgeving Mobiliteit werden taken in sommige gevallen niet voltooid wanneer er een test door een medewerker werd afgerond. Dit is opgelost.