De module Gesprekken faciliteert de gebruiker van de Manager Portal bij het geven van feedback op een gesprek.
Inhoud
Algemeen
De Gesprekken-module is ontwikkeld vanuit de behoefte om Manager Portal gebruikers terugkoppeling op gesprekken te kunnen bieden vanuit de Manager Portal. Met de gesprekkenmodule bieden we niet alleen die mogelijkheid, maar we verzorgen ook een veilige manier om de persoonsgegevens te verwerken.
De Gesprekken-module beslaat de stap gesprek plannen en gesprek gevoerd in de standaard workflow. In de FastForward applicatie wordt een kandidaat uitgenodigd voor een gesprek. In de Manager Portal wordt feedback op het gesprek, een eindbeoordeling en status ingegeven door de Manager Portal gebruiker.
Deze invoer is zichtbaar voor de recruiter in FastForward. Het is niet meer nodig de gegevens per mail te versturen.
Proces
Via je accountmanager kun je de Gesprekken module in de Manager Portal aanvragen. Wanneer de module wordt geïmplementeerd, doorlopen we de volgende stappen.
- Samen met een consult wordt de inrichting bepaald.
- De consultant toont de beheerder/superuser van de klant het gebruik van de module.
- De inrichting wordt door de consultant op de acceptatieomgeving opgezet en begeleid.
- de klant verzorgt de communicatie intern met betrekking tot de aanstaande nieuwe werkwijze, denk aan handleidingen, e-mail en intranetberichten.
- de klant verzorgt de communicatie vanuit FastForward, denk aan standaarddocumenten (e-mails) en teksten in de Manager Portal.
- de consultant verzorgt eventuele aanpassing van de standaard workflow
- Na akkoord op de inrichting op de acceptatieomgeving wordt de inrichting/configuratie naar de productie omgeving gebracht.
Werking
Voor de Manager Portal gebruiker
In de Manager Portal wordt het boven menu uitgebreid met een kopje 'Gesprekken' en een widget op het tabblad 'Overzicht'.
De Manager Portal gebruiker heeft een overzicht in het aantal geplande gesprekken en het aantal gevoerde gesprekken waar nog een actie op rust.
Inzicht gegevens bij gesprek
De Manager Portal gebruiker, vaak een hiringmanager of een selectiecommissielid, heeft inzicht in gegevens van
- de kandidaat
- het gesprek
- de vacature
- reacties
- scores
Invoer gespreksonderdelen
De Manager Portal gebruiker kan tijdens het gesprek direct aantekeningen maken in de Manager Portal of later een verslag toevoegen in het memoveld of een een document uploaden.
Om een gesprek af te ronden, zijn er 3 stappen te nemen:
- Gespreksverslag invoeren of uploaden
- Eindbeoordeling geven
- Status bijwerken
Wanneer je al deze stappen hebt doorlopen springt het gesprek in de workflow in de applicatie naar 'Gevoerd' en kan de Recruiter verder met de verwerking van de inschrijving van de kandidaat. In de Manager Portal gaat het gesprek van 'Actie vereist' naar 'Afgerond'.
Let op! De kleuren van de knoppen kunnen per organisatie verschillend zijn.
Gespreksverslag
Per gesprek kan één gespreksverslag ingevoerd worden. Als een gesprek heeft plaatsgevonden met zowel de Hiringmanager als een Selectiecommissielid, kunnen zij samen aan het gesprek werken in de portal. Zo kan bijvoorbeeld het Selectiecommissielid een begin typen in zijn/haar portal omgeving. Vervolgens maakt de hiringmanager het verslag in zijn/haar portal af.
Beoordelingen en Reacties
Verder kun je beoordelingen en reacties invoeren. Deze zijn vervolgens zichtbaar voor de andere deelnemers aan het gesprek, en ook in de applicatie kan de recruiter deze opvragen.
Gespreksbeoordeling
Reacties
Werking voor de recruiter
Gesprek plannen
Bij het plannen van een gesprek en het uitnodigen van de kandidaat voor dit gesprek, kun je de gesprekslocatie en eventuele gespreksrichtlijnen toevoegen. Deze beide gegevens worden in de Manager Portal getoond aan de Hiringmanager en/of Selectiecommissielid.
Het plannen van het gesprek verloopt verder zoals je gewend bent.
Daarnaast kan in het e-mailbericht aan de Hiringmanager een link opgenomen worden welke de gegevens van de kandidaat en het gesprek opent. Het toevoegen van deze link kan door een beheerder van de applicatie verzorgd worden.
De geel gearceerde delen in bovenstaand bericht zijn automatisch genereerde gegevens welke bij de stap 'gesprek plannen' zijn ingevoerd.
Actie naar aanleiding van gesprek
Als recruiter zie je in je workflow of het gesprek gevoerd is én of een verslag is toegevoegd. Let op, dit workflow onderdeel is niet standaard ingericht. Vraag je beheerder om het onderdeel 'Gesprek gepland, gevoerd, verwerkt met verslag' toe te voegen aan de workflow.
Het verslag wordt door de Manager Portal gebruiker ingevoerd plus een eindbeoordeling en status. De recruiter kan deze gegevens inzien door de stap 'gesprek gevoerd' te openen in het kandidaatsdossier.
Op basis van deze gegevens en eventuele aanvullende gegevens zoals 'reactie' en 'score' kan de recruiter het proces voortzetten en de kandidaat uitnodigen voor een vervolg of afwijzen.
De reactie en score zijn in te zien in de applicatie bij de details van de stap 'gesprek gevoerd'.
Dit zijn de gespreksdetails:
Werking voor de beheerder
De gespreksmodule is via het Beheer scherm in te richten bij Manager Portal gesprekken instellingen.
Betekenis invoervelden
Aantal dagen dat gesprekken weergegeven worden
Het ingevoerde getal staat gelijk aan het aantal dagen dat het gesprek zichtbaar is in de portal vanaf het moment dat het gepland is.
Stuur e-mailherinnering gespreksverslag opvoeren ook naar commissieleden?
Door de checkbox aan te vinken wordt ook een e-mailherinnering gespreksverslag naar selectiecommissieleden verzonden.
Gesprekkengeschiedenis aan hiringmanager tonen voor gespreksredenen
De geschiedenis van de gesprekken wordt getoond aan de hiringmanager in de Manager Portal op basis van de hier geselecteerde gespreksredenen.
Gesprekkengeschiedenis aan selectiecommissieleden tonen voor gespreksredenen
De geschiedenis van de gesprekken wordt getoond aan de selectiecommissieleden in de Manager Portal op basis van de hier geselecteerde gespreksredenen.
E-mail voorafgaand aan gesprek
Het gekoppelde standaarddocument wordt gebruikt om een dag voor het gesprek een mail te sturen als reminder dat het gesprek de volgende dag plaats vindt.
E-mail herinnering invoeren gespreksverslag
Het gekoppelde standaarddocument wordt gebruikt om op de dag van het gesprek een herinnering te sturen dat het gespreksverslag ingediend moet worden.
Opmerkingen