Er zijn van jullie database meerdere omgevingen beschikbaar. Behalve de zogenoemde Productie-omgeving (of live omgeving), is er ook een Acceptatie-omgeving. Dit is een omgeving waarop je o.a. wijzigingen kunt testen voordat deze op de Productie-omgeving worden doorgevoerd.
De Acceptatie-omgeving is een kopie van je Productie-omgeving en bevat dus de (persoons-)gegevens van het moment dat de kopie gemaakt werd.
Als verwerkers verantwoordelijke (of data controller) zijn jullie ook verantwoordelijk voor de data die op je acceptatie-omgeving staat en dus voor het voldoen aan de eisen die de AVG hieraan stelt.
Om dat eenvoudiger te maken bieden we jullie hierbij de mogelijkheid aan gebruik te maken van een van de onderstaande keuzes, om desgewenst de gegevens op acceptatie te anonimiseren.
Via dit formulier kun je 1 van 3 opties kiezen:
- Ik wil mijn Acceptatie-omgeving volledig behouden
Er zal niets gebeuren. Je Acceptatie-omgeving is een kopie van je Productie-omgeving en deze verouderde klant /kandidaat data blijft staan.
- Ik wil mijn Acceptatie-omgeving anonimiseren, behalve mijn gebruikers
Er zal niets meer herleidbaar zijn naar daadwerkelijke personen. Dit heeft betrekking tot Contactpersonen en Kandidaten. Met deze optie kun je nog inloggen op je Acceptatie-omgeving. Enkel de inlognamen en (versleutelde) wachtwoorden van gebruikers worden behouden.
- Ik wil mijn Acceptatie-omgeving volledig anonimiseren.
Er zal niets meer herleidbaar zijn naar personen. Je kunt op je Acceptatie-omgeving niet meer inloggen, tenzij je een account aanvraagt via onze Support-helpdesk.
Indien je geen voorkeur aangeeft, zullen wij jouw Acceptatie-omgeving niet aanpassen. Houd er hierbij wel rekening mee dat de verantwoordelijkheid voor deze verouderde klantdata altijd bij jullie als verwerkers verantwoordelijke ligt.
Waar heeft dit impact op?
Na het gedeeltelijk anonimiseren van de Acceptatie-omgeving kan er nog ingelogd worden. Hierna kan door middel van de reeds geanonimiseerde data, danwel via nieuw ingevoerde data getest worden.
Na het volledig anonimiseren van de Acceptatie-omgeving is de eerste toegang alleen via onze Support-helpdesk te verkrijgen. Hierna kan door middel van de reeds geanonimiseerde data, danwel via nieuw ingevoerde data getest worden.
Mocht er gebruik gemaakt worden van een webservice, zal de webservice-koppeling bij volledig anonimiseren mislukken op de Acceptatie-omgeving. De credentials voor de Webservice- en AFAS-koppeling worden ook meegenomen in de anonimisering.
Mocht er worden gekozen voor het behouden van de gebruikers, zal de Webservice en de AFAS-koppeling nog steeds lopen. Dit betekent dat de organisatiestructuur en mogelijk de contactpersonen opnieuw geïmporteerd worden in de Acceptatie-omgeving.
Waar heeft dit geen impact op?
Voor verschillende projecten wordt soms een kopie van Productie naar Acceptatie gemaakt. Deze kopie zal gedurende de implementatie niet worden geanonimiseerd, om zo een betrouwbaar testscenario te creëren. Na een afgesproken tijd zal de data wederom geanonimiseerd wordt.
Wat gebeurt er als ik geen voorkeur doorgeef?
Wij zullen bij het niet doorgeven van een voorkeur de Acceptatie-omgeving niet aanpassen. Je gegevens op de Acceptatie-omgeving zullen blijven zoals het momenteel staat.
Mocht de eerder genoemde link niet openen, dan kun je de volgende link kopiëren en plakken in de adresbalk van je browser:
https://forms.gle/mvJQBwMZsHFj9pkN9
Indien je een voorkeur opgeeft, zullen wij via een ticket contact met je opnemen voor een definitieve afstemming rondom de door jou opgegeven keus.
Opmerkingen